Przekazywanie dokumentów do akceptacji nie musi oznaczać drukowania, skanowania, ręcznego pilnowania odpowiedzi ani przesyłania kolejnych wersji pliku między uczestnikami procesu.
Obieg dokumentów to moduł systemu SARE, który umożliwia elektroniczne doręczanie dokumentów PDF, ich wyświetlanie, potwierdzanie, podpisywanie oraz śledzenie kolejnych etapów realizacji procesu. Dokument może zostać wysłany do jednego lub wielu odbiorców, a sposób jego zatwierdzenia można dopasować do poziomu bezpieczeństwa i formalności danej sprawy.
System rejestruje między innymi wysłanie wiadomości, otwarcie linku, wyświetlenie dokumentu, weryfikację PIN-em oraz potwierdzenie lub podpisanie dokumentu. Dzięki API i webhookom informacje o przebiegu procesu mogą być również przekazywane do zewnętrznych systemów klienta.
Kiedy warto korzystać z Obiegu dokumentów?
Moduł sprawdzi się wszędzie tam, gdzie organizacja chce uzyskać udokumentowane potwierdzenie, że określona osoba:
- otrzymała dokument,
- otworzyła go i zapoznała się z treścią,
- potwierdziła jego odbiór,
- zaakceptowała warunki,
- złożyła podpis odręczny,
- przeszła dodatkową weryfikację kodem PIN.
Rozwiązanie może być wykorzystywane między innymi w procesach HR, administracyjnych, sprzedażowych, compliance, medycznych i finansowych.
Jak działa Obieg dokumentów – w skrócie
Proces można uruchomić bezpośrednio w panelu SARE albo z systemu zewnętrznego za pomocą API.
W uproszczeniu obieg wygląda następująco:
- Inicjator tworzy proces, dodaje dokument i wskazuje odbiorców.
- System wysyła do odbiorcy wiadomość z indywidualnym linkiem.
- Odbiorca otwiera dokument i, zależnie od konfiguracji, przechodzi weryfikację PIN-em.
- Odbiorca wyświetla, potwierdza lub podpisuje dokument.
- System rejestruje wszystkie wykonane czynności.
- Po zakończeniu procesu generowany jest finalny dokument wraz z informacjami o przebiegu obiegu.
Główne elementy modułu Obiegu dokumentów
1. Dashboard / Przegląd operacyjny
Górny panel pokazuje zbiorcze statystyki procesów w wybranym okresie:
- Zakończone – procesy, które przeszły wszystkie kroki,
- Oczekujące – w trakcie realizacji,
- Odrzucone – odrzucone przez odbiorcę,
- Wycofane – procesy wycofane ręcznie przed pełnym zakończeniem,
- Wygasłe – procesy, które przekroczyły termin ważności,
- dodatkowo: liczba wszystkich procesów, poziom zakończenia (% sukcesu) oraz skuteczność webhooków (% poprawnie dostarczonych powiadomień).
Zakres dat można swobodnie filtrować, np. Ostatnie 30 dni.
2. Zakładka Procesy i kampanie
Lista wszystkich uruchomionych procesów obiegu dokumentów, każdy z:
- Nazwą procesu (np. skierowanie na badania),
- Reference ID – unikalnym identyfikatorem referencyjnym procesu,
- System źródłowy – z jakiego systemu/integracji proces został zainicjowany,
- Status – Szkic / W toku / Zakończony / Anulowany / Odrzucony itd.,
- Utworzono/ Aktualizacja: daty utworzenia i ostatniej aktualizacji,
- Postęp – np. „3 z 3″ – wszystkie kroki ukończenia.
Z poziomu listy można utworzyć nową procedurę, klikając w Wyślij dokument, filtrować po statusie i wyszukiwać.
Po kliknięciu w Wyślij dokument na liście procesów pojawia się formularz inicjujący nowy proces obiegu dokumentów. To pierwszy z kroków kreatora – rodzaj wysyłki, nazwa, dokument i model finalizacji, a odbiorców dodaje się w kolejnym kroku.
W pierwszym kroku należy wybrać rodzaj wysyłki:
- Proces pojedynczy – w sytuacji, kiedy jest jeden dokument i taki sam proces dla wszystkich użytkowników
- Kampania masowa – kiedy dokument jest taki sam, ale każda osoba ma osobny proces.
3. Zakładka Zdarzenia
W tym miejscu znajduje się szczegółowy, chronologiczny log zdarzeń dla wszystkich procesów. System rejestruje każdą akcję wykonaną w ramach obiegu. Typy zdarzeń obejmują m.in.:
- Utworzenie procesu
- Uruchomienie procesu
- Wstrzymanie / Wznowienie procesu
- Anulowanie procesu
- Wysłanie maila
- Otwarcie linku
- Otwarcie dokumentu
- Weryfikacja PIN
- Potwierdzenie odbioru
- Podpisanie kroku
- Żądanie hasła
Każdy wpis zawiera czas, proces (z Reference ID), system źródłowy, odbiorcę oraz Autora (kto wykonał akcję – odbiorca, system, konkretna osoba). Listę można filtrować po typie zdarzenia i przeszukiwać.
4. Zakładka Logi Webhook
W tym miejscu znajduje się rejestr wszystkich powiadomień webhook wysłanych do zewnętrznego API użytkownika (klienta) w reakcji na zdarzenia w procesie. Dla każdego wpisu widoczne są:
- metoda i endpoint (np. POST /nazwa/api.php),
- status HTTP (np. 200 OK) i status dostarczenia (Dostarczony),
- Request ID, zdarzenie, powiązany proces,
- Reference ID / External ID / Document ID,
- docelowy endpoint i wersja API,
- liczba prób dostarczenia (np. „1/3″) i czas kolejnej próby,
- pełny payload requestu (JSON ze szczegółami zdarzenia: IP, actor, stepKey, timestamp, user agent, e-mail odbiorcy itd.) oraz body odpowiedzi serwera klienta.
To miejsce do debugowania integracji – pozwala sprawdzić dokładnie, co i kiedy zostało wysłane oraz jak odpowiedział system zewnętrzny.
Proces pojedynczy
Po wybraniu rodzaju wysyłki jako Proces pojedynczy, należy podać Nazwę procesu oraz opcjonalny opis.
Kolejny krok to parametryzacja wiadomości, która zostanie wysłana w ramach procesu. Warto zauważyć, że w bocznym panelu pojawia się bieżący podgląd wyglądu realizowanej wiadomości:
- Wiadomość – wybór szablonu, z którym zrealizowana będzie wiadomość. Można skorzystać z domyślnego szablonu lub przygotować własny szablon i wybrać go z rozwijanej listy. Istnieje także możliwość zaprojektowania nowego szablonu z poziomu bieżącego procesu, korzystając z opcji Zaprojektuj nowy.
- Nadawca e-mail – miejsce do wybrania z listy predefiniowanego nadawcy lub podania własnej nazwy nadawcy i jego adresu e-mail
- Nagłówek e-maila – miejsce do podania Tematu i preheadera wiadomości. Jeśli użytkownik ma aktywny moduł AI, może w tym miejscu skorzystać z jego pomocy.
Kolejne kroki to wybór dokumentu oraz bazy odbiorców
- Dokument PDF – miejsce do wgrania dokumentu, który ma zostać przekazany do zatwierdzenia
- Do kogo – sekcja pozwalając na określenie odbiorców wiadomości oraz rodzaju realizacji procesu:
- Z bazy – możliwość wyszukania i wybrania konkretnego adresu z zaimportowanej do systemu bazy odbiorców
- Dodaj odbiorcę – możliwość wpisania danych odbiorcy/odbiorców wiadomości
- Tryb procesu – określenie jak realizowana ma być wysyłka (sekwencyjny bądź równoległy)
- Ważne do – określenie terminu, do kiedy członkowie procesu muszą zaakceptować dokument
- Dostęp i zatwierdzanie – określa, w jaki sposób odbiorca finalizuje/potwierdza dany krok procesu. Pola te definiują poziom bezpieczeństwa i formalności całego procesu – od najprostszego (bez PIN-u, samo wyświetlenie – czyli zwykłe potwierdzenie zapoznania się) aż po najbardziej rygorystyczny (PIN do dostępu + PIN i podpis odręczny przy zatwierdzaniu dla dokumentów wymagających pełnej autoryzacji, np. zgód medycznych czy umów).
- Dostęp do pliku – z PINem lub bez; jeśli z pinem – jakim kanałem ma on zostać wysłany (email/sms)
- Zatwierdzanie – do wyboru kilka opcji:
- Samo wyświetlenie – samo obejrzenie załącznika oznacza jego akceptację,
- Tylko przycisk – odbiorca zatwierdza za pomocą przycisku,
- PIN – potwierdzenie wymaga ponownego podania kodu PIN,
- Podpis odręczny – odbiorca musi złożyć podpis odręczny (np. na padzie/myszką/touchpadzie),
- PIN + Podpis odręczny – najwyższy poziom: wymagany jest zarówno PIN, jak i podpis odręczny.
- Dokument końcowy – ustawienia, co ma się stać z dokumentem po otrzymaniu kompletu zatwierdzeń
- dołącz kartę podpisów – dodaje do pdf strony z potwierdzeniami odbiorów
- pieczętuj dokumenty po zatwierdzeniu – usługa dodatkowo płatna, po jej zakończeniu plik zostanie opieczętowany i zabezpieczony przed dalszą modyfikacją
- Po zakończeniu procesu wyślij finalny plik do wszystkich odbiorców
- Pokaż zakończone kroki odbiorcom
Po wypełnieniu wszystkich kroków, mamy informację, że proces jest gotowy do sprawdzenia. Z tego miejsca mamy możliwość:
- skopiowania kodu API
- zapisania szkicu – proces będzie można zmodyfikować później
- sprawdź wysyłkę – pojawia się okno z podsumowaniem wszystkich ustawień, jeśli są one poprawne klikamy w przycisk Uruchom procedurę
Kampania masowa
Konfiguracja kampanii masowej przebiega w podobny sposób jak kampanii pojedynczej do momentu określania grupy odbiorców. Różnica widoczna jest jedynie w zakresie:
- konfiguracji odbiorców – wybieramy określony segment z listy wszystkich segmentów zgromadzonych w systemie SARE, z możliwością wskazania cech systemowych w których znajduje się imię i nazwisko konkretnego odbiorcy
- możliwości zastosowania filtrów prostych i zaawansowanych
- możliwości określenia terminu wysyłki (w przypadku kampanii pojedynczej, proces jest uruchamiany od razu).
Szczegóły procesu (widok pojedynczego procesu z listy procesów)
Po wejściu w konkretny proces z listy pojawi się szczegółowy ekran z czterema zakładkami: Ślad audytowy, Dokument, Odbiorcy, Webhooki.
Nagłówek procesu
Stała sekcja widoczna nad wszystkimi zakładkami zawiera:
- Reference ID i External ID – identyfikatory procesu (ID z systemu SARE oraz nadany przez system zewnętrzny użytkownika) z możliwością kopiowania,
- nazwę procesu (np. Skierowanie na badanie) i opcjonalny opis,
- status procesu (np. Zakończony),
- link do powiązanego dokumentu źródłowego (np. Regulamin korzystania z Systemu SARE.pdf),
- skrócone statystyki: liczba odbiorców, liczba i % tych, którzy potwierdzili, liczba oczekujących webhooków,
- panel procesu po prawej informuje o statusie:
- Dostęp do pliku (np. PIN),
- Zatwierdzanie (np. PIN + Podpis odręczny),
- Tryb procesu (Sekwencyjny – odbiorcy realizują kroki po kolei, a nie równolegle),
- Pieczętowanie po zakończeniu (Tak/Nie – czy dokument jest dodatkowo pieczętowany elektronicznie),
- Wyślij finalny plik wszystkim odbiorcom (Tak/Nie),
- Pokaż zakończone kroki odbiorcom (Tak/Nie), data ostatniej aktualizacji.
Zakładka Ślad audytowy
W tym miejscy znajduje się pełna, chronologiczna oś czasu (najnowsze na górze) wszystkich zdarzeń w obrębie konkretnego procesu – to bardziej szczegółowy odpowiednik globalnej zakładki Zdarzenia. Każdy wpis zawiera:
- znacznik czasu,
- typ zdarzenia (Utworzenie procesu, Wysłanie maila, Weryfikacja PIN, Otwarcie dokumentu, Podpisanie kroku, Potwierdzenie odbioru, Zakończenie procesu),
- adres IP źródłowy wykonanej akcji,
- adres e-mail odbiorcy, którego dotyczy zdarzenie (jeśli dotyczy),
- znacznik kto wykonał akcję – Odbiorca lub System.
W tym tej zakładce widać dokładną ścieżkę obiegu dokumentu.
Przykład: mail do odbiorcy → otwarcie → weryfikacja PIN → podpisanie → potwierdzenie odbioru, potem automatyczne wysłanie maila do drugiego odbiorcy → analogiczna ścieżka → zakończenie całego procesu.
Zakładka Dokument
W tej zakładce znajdują się szczegóły pliku powiązanego z procesem:
- nazwa pliku z możliwością pobrania
- typ i rozmiar pliku,
- suma kontrolna – służy do weryfikacji integralności dokumentu,
- ID dokumentu, data wgrania, data Przechowywany do (retencja pliku w systemie, np. 6 miesięcy od wgrania),
- sekcja Starsze wersje – rozwijana lista poprzednich wersji dokumentu (przydatne, gdy dokument był modyfikowany/podpisywany wieloetapowo),
- narzędzie Zweryfikuj dokument – pozwala wgrać z dysku lub przeciągnąć i upuścić plik PDF, aby porównać jego sumę kontrolną z wersją zapisaną w systemie i potwierdzić, że to dokładnie ten sam, niezmieniony plik.
Zakładka Webhooki
W tej zakładce, po lewej stronie znajdują się wszystkie zdarzenia z danego procesu Obiegu dokumentów (z datą, statusem HTTP i typem zdarzenia). Po prawej stronie są szczegóły wybranego wpisu (Request ID, status dostarczenia, Reference/External/Document ID, endpoint docelowy, liczba prób, pełny kod JSON payloadu i body odpowiedzi).
Ustawienia obiegu dokumentów
Panel konfiguracyjny z dwiema zakładkami:
Dostępy – dane do integracji API:
- Klucz integracji (publiczny identyfikator klienta/konta),
- Sekret (klucz prywatny, możliwy do podejrzenia, skopiowania lub zregenerowania).
Webhook – konfiguracja powiadomień wychodzących:
- pole na Webhook URL, pod który będą wysyłane zdarzenia,
- lista zdarzeń, które mają wyzwalać webhook (checkboxy): Utworzenie procesu, Uruchomienie procesu, Wysłanie maila, Otwarcie linku, Otwarcie dokumentu, Potwierdzenie odbioru, Podpisanie kroku, Anulowanie procesu, Zakończenie procesu.
Najważniejsze korzyści
Obieg dokumentów pozwala:
- skrócić czas potrzebny na uzyskanie potwierdzenia lub podpisu,
- ograniczyć papierowy obieg dokumentów,
- zautomatyzować wysyłkę do kolejnych uczestników,
- monitorować status dokumentu w czasie rzeczywistym,
- rejestrować pełny przebieg procesu,
- chronić dokument za pomocą PIN-u,
- korzystać z podpisu na komputerze i urządzeniach mobilnych,
- integrować proces z zewnętrznymi systemami,
- generować finalny dokument z Kartą Podpisów,
- zabezpieczyć integralność pliku za pomocą pieczęci elektronicznej.
Chcesz uruchomić Obieg dokumentów?
Skontaktuj się z opiekunem SARE lub napisz na: [email protected]
Pomożemy dobrać wariant procesu, sposób autoryzacji oraz zakres integracji odpowiedni dla Twojej organizacji.
