W celu prawidłowego przygotowania grafiki, która następnie zostanie wykorzystana do opracowania kodu HTML, należy stosować następujące rozwiązania:
- Optymalna szerokość grafiki to 600-700 pikseli.
- Zapisana w formacie .jpg, .png lub .gif. Rozszerzenia te koniecznie pisane małymi literami
- Jeśli fragment grafiki ma być personalizowany w miejscu personalizacji, powinno zostać zastosowane jednolite tło.
- Zastosowany rozmiar czcionki nie powinien być mniejszy niż 10 pikseli, a rodzaj powinien należeć do grupy czcionek popularnie wykorzystywanych w Internecie np. Arial, Verdana, Tahoma oraz Times New Roman
- Nie powinno się stosować grafiki w tle, pod tekstem — część poczt nie wspiera grafiki w tle. W takim przypadku ten element pozostanie grafiką w wysłanym mailingu, a tekst nie będzie możliwy do ani zaznaczenia ani skopiowania. Oznacza to, że w przypadku blokady wyświetlenia grafik nie zostanie wyświetlony. W przypadku mailingów wyświetlanych na urządzeniach mobilnych grafika z tekstem może być pomniejszona i trudna do odczytania. Aby tekst w mailingu był zawsze widoczny, niezależnie od pobrania obrazów, należy go umieszczać na jednolitym tle, które w kodzie HTML będzie można zapisać kodem koloru.
- Należy upewniać się, że tekst umieszczony w projekcie mailingu mieści się w obrębie prostokątów o jednolitym tle. Jeśli w projekcie mailingu występują linie krzywe, to pole tekstu powinien znajdować się ponad lub pod krzywą nie wchodząc w jej obszar. W inny przypadku tekst będzie musiał pozostać grafiką i nie będzie edytowalny.
- W przypadku CTA (przycisków), które mają mieć edytowalny tekst, nie należy stosować cieni ani zaokrąglania rogów. W innym przypadku pozostaną one grafiką i edycja treści przycisku nie będzie możliwa.
- Miejsce przeznaczone na tekst personalizowany powinno być na tyle duże, aby zmieściła się tam najdłuższa dopuszczalna zmienna wartość cechy (np. stosując zmienną Miasto, jeden adres może mieć przypisaną wartość Ełk a drugi Nowy Dwór Mazowiecki).
- Maksymalna waga grafiki nie powinna przekraczać 100-150 kB.
- Parametr rozdzielczości grafiki powinien zostać zapisany z wartością nie większą niż 72dpi.
- Przygotowana do zamieszczenia w newsletterze grafika powinna być w natywnym rozmiarze (np. obrazek, który ma się wyświetlać w rozmiarze 100 na 100 pikseli, powinien mieć na serwerze właśnie takie wymiary.
- W przypadku umieszczenia na serwerze pliku o wymiarach zarówno mniejszych jak i większych jakość grafiki będzie zdecydowanie gorsza).
- Nazwy plików graficznych nie mogą posiadać spacji, myślników i znaków specjalnych.
- Długość nazwy pliku grafiki nie może przekraczać 35 znaków.