Adresy – przeglądaj wszystkie

Ta część umożliwia przegląd wszystkich adresów e-mail znajdujących się w bazie programu SARE.

Adresy oraz dane z nimi powiązane wyświetlane są w tabeli wg kryteriów określonych przez użytkownika w części preferencje (patrz PREFERENCJE). Nad tabelą znajdują się informacje o łącznej liczbie adresów w bazie oraz liczbie adresów wyświetlanych na stronie. Dostępne są również informacje o nowych adresach zapisanych do systemu w bieżącym miesiącu, limicie bazy adresowej oraz liczbie dostępnych grup.

Edycja adresu

Chcąc dokonać zmian, należy kliknąć w odpowiedni adres e-mail. Pojawia się okno detale adresu – są to wszystkie informacje dotyczące danego adresu. Przed rozpoczęciem edycji należy kliknąć przycisk Edytuj. Na tym etapie użytkownik może zmienić:

• Adres e-mail: wpisując nowy adres w miejsce poprzedniego
• Status adresu: wybierając z listy rozwijanej odpowiedni rodzaj statusu
• Typ maila: zaznaczając, w jakim formacie (text lub HTML + text) odbiorca ma otrzymywać maila
• Grupy: wybierając odpowiednią grupę lub grupy
• Nazwę: wpisując nową nazwę w miejsce poprzedniej
• Komentarz: wpisując nowy komentarz w odpowiednie pole
• Notatka: wpisując notatkę zostanie ona zapisana do rejestru zmian wraz z informacją o użytkowniku dokonującym edycji oraz dacie zdarzenia
• Pozostałe cechy: wpisując je w odpowiednie pola

Po wprowadzeniu zmian należy kliknąć uaktualnij. Aby powrócić do poprzedniej części katalogu, należy kliknąć przycisk wstecz.

Historia kontaktu

Po kliknięciu w adres e-mail, dostępne są karty z szczegółami dotyczącymi historii kontaktu. Dostępne są następujące karty:

• Historia kontaktu email – informacja o standardowych wysyłkach adresowanych do odbiorcy (wysyłki weryfikujące, jednorazowe, cykliczne, powitalne, optymalizacyjne i godzinowe)
• Historia wysyłek transakcyjnych – informacja o mailach transakcyjnych adresowanych do odbiorcy
• Historia kontaktu e-mail dla wysyłki follow-up – informacja o wysyłkach follow-up adresowanych do odbiorcy
• Historia kontaktu sms – informacja o wiadomościach SMS wysyłanych do odbiorcy
• Historia otrzymanych sms – informacja o wiadomościach SMS wysłanych do systemu (kanał zwrotny SMS)
• Historia kontaktu e-mail: SAREweb – informacja o odwiedzinach monitorowanej strony poprzez wejście z maila
• Historia kontaktu dla śledzonych domen: SAREweb – informacja o wizytach na monitorowanych stronach wraz z szczegółami
• Historia zmian– informacja o zmianach danych osobowych odnotowanych w ramach rejestru zmian (RODO)

Opis kolumn w tabelach:

• nr – numer wysłanego newslettera
• wysłany – data wysłania
• temat – tytuł newslettera
• zwrot – kod błędu w przypadku problemu z dostarczeniem wiadomości – Po kliknięciu na symbol pojawia się komunikat o przyczynie niedostarczenia wiadomości
• otworzony – data i godzina otwarcia maila (jeżeli program pocztowy odbiorcy pozwolił na zarejestrowanie tego faktu przez SARE)
• kliknięty URL – jeżeli odbiorca kliknął na któryś link w odebranym mailingu, w kolumnie tej pojawi się napis zobacz. Po najechaniu na niego kursorem myszy pojawi się tabelka z informacjami o klikniętych linkach wraz z czasem pierwszego kliknięcia
• ostatnio kliknięty – data i godzina ostatniego kliknięcia odbiorcy w link w danym newsletterze
• liczba kliknięć – liczba kliknięć (łącznie z ponownymi kliknięciami)

Dodanie adresu do grupy

Należy wybrać Adresy->przeglądaj wszystkie.

Aby dodać adres do grupy, należy go zaznaczyć, stawiając checkbox przy adresie w pierwszej kolumnie tabeli. Następnie z rozwijanej listy należy wybrać pozycję dodaj do grupy i kliknąć przycisk wykonaj. W wyświetlonym oknie wybierz grupy należy zaznaczyć grupę lub grupy, do których adres ma zostać dodany (jeśli użytkownik chce wybrać więcej niż jedną grupę, należy zaznaczyć je za pomocą checkboxów). Czynność zatwierdza się, klikając przycisk wybierz.

UWAGA! Jeżeli użytkownik zamierza zaznaczyć wszystkie adresy, wówczas może skorzystać z funkcji „zaznacz/odznacz wszystkie w CAŁEJ bazie” lub zaznacz wszystkie wg aktualnego filtra. Możliwe jest również zaznaczenie na stronie – służy do tego checkbox na górze tabeli z adresami. Wtedy użyć należy opcji „własne zaznaczenie”.

Czynność zostaje zakończona, a wybrane adresy zostają dodane do grupy. Informacja do których grup należy adres jest dostępna poprzez najechanie na ikonę prezentującą liczbę grup do których należy adres.

Usunięcie adresu z grupy

Należy wybrać Adresy->przeglądaj wszystkie.

Aby usunąć adres z grupy, należy go zaznaczyć, stawiając checkbox przy adresie w pierwszej kolumnie tabeli. Następnie z rozwijanej listy należy wybrać pozycję usuń z grupy i kliknąć przycisk wykonaj. W wyświetlonym oknie wybierz grupy należy zaznaczyć grupę lub grupy, z których adres ma zostać usunięty (wybierając więcej niż jedną grupę, należy zaznaczyć je za pomocą checkboxów). Czynność zatwierdza się, klikając przycisk wybierz.

Zmiana statusu

Należy wybrać Adresy->przeglądaj wszystkie.

Aby zmienić status, należy zaznaczyć adres, stawiając checkbox przy adresie w pierwszej kolumnie tabeli. Następnie z rozwijanej listy należy wybrać pozycję zmień status i kliknąć przycisk wykonaj. W wyświetlonym oknie zmień status należy zaznaczyć odpowiednią opcję. Czynność zatwierdza się, klikając przycisk zmień.

Rodzaje statusów

• zapisany i potwierdzony – status ten oznacza, że właściciel danego adresu e-mail zapisał się na listę mailingową oraz potwierdził chęć otrzymywania newsletterów. Jest to jedyny status adresu, który pozwala na wysyłanie zwykłych newsletterów na ten adres

• adres zablokowany – status ten oznacza, że adres został zablokowany przez użytkownika programu. Próba ponownego automatycznego dopisania do bazy poprzez SARE będzie niemożliwa (chyba, że użytkownik odblokuje ten adres)
• zapisany niepotwierdzony – status ten oznacza, że na podany adres e-mail została wysłana prośba o potwierdzenie chęci otrzymywania newsletterów, ale odbiorca nie kliknął w link potwierdzający
• zapisany brak weryfikacji – status ten oznacza, że adres w bazie nie został w żaden sposób potwierdzony i nie została wysłana prośba do jego właściciela o potwierdzenie. Jeżeli w bazie znajdują się adresy z takim statusem, możliwe jest wysłanie maila administracyjnego z prośbą o potwierdzenie
• chęć wypisania (opcjonalnie) – status ten ustawiany jest automatycznie w przypadku, jeżeli odbiorca newslettera wyrazi wolę wypisania się z listy mailingowej poprzez kliknięcie na link dołączony do newslettera. Link taki można wstawić do newslettera w sposób podany przy opisie edytora (opcja dodaj stopkę)
• wypisał się – status ten służy do oznaczenia sytuacji, kiedy właściciel adresu zgłosi chęć rezygnacji z otrzymywania informacji w inny sposób niż automatyczny (np. poprzez przysłanie maila do użytkownika). Ten status może ustawić tylko użytkownik (ręcznie). W odróżnieniu od statusu adres zablokowany właściciel adresu może ponownie zapisać się automatycznie do bazy
• wypisany ręcznie – status ten jest w praktyce identyczny z wypisał się. Służy jedynie do oznaczenia sytuacji, kiedy to użytkownik podjął decyzję o wypisaniu osoby (np. ze względu na dużą liczbę zwrotów)
• zapomniany RODO – status ten służy do oznaczania osób które zgłosiły administratorowi danych chęć zapomnienia. Wybór tego statusu możliwy jest jedynie poprzez edycję wybranego adresu (w detalach adresu). Zmiana statusu na zapomniany RODO jest nieodwracalna i powoduje zaszyfrowanie danych osobowych danego subskrybenta. Pole email, GSM oraz nazwa są domyślnie wskazane jako osobowe, pozostałe cechy są oznaczane na podstawie umowy PPDO.

UWAGA! System wyśle newslettery tylko i wyłącznie na adresy e-mail posiadające status zapisany i potwierdzony.

Usunięcie adresu z bazy

Aby skasować adres z bazy, należy zaznaczyć, checkbox przy adresie w pierwszej kolumnie tabeli. Następnie z rozwijanej listy należy wybrać pozycję kasuj i kliknąć przycisk wykonaj – wówczas pojawi się komunikat „Czy jesteś pewien, że  chcesz skasować zaznaczone e-maile? Operacja będzie nieodwracalna!”. Kliknięcie przycisku OK powoduje nieodwracalne usunięcie zaznaczonych adresów z bazy.

Opis kolumn znajdujących się w części przeglądaj wszystkie

• I – kolumna służąca do zaznaczania adresów

• E-mail – adresy e-mail. Chcąc edytować adres e-mail, należy kliknąć na niego i pojawia się okno edycji detale adresu
• Grupy – przynależność do grup. Informacja do których grup należy adres jest dostępna poprzez najechanie na ikonę prezentującą liczbę grup do których należy adres.
• GSM – nr telefonu przypisany danemu adresowi, jeśli jest.
• Jakość – informacja dotycząca wskaźnika jakości.
• Nazwa – nazwa danego adresu e-mail, może to być imię i nazwisko, imię, nazwisko właściciela danego adresu e-mail, nazwa firmy, instytucji itp.
• Komentarz – miejsce na notatki własne użytkownika dotyczące właściciela danego adresu e-mail
• Dodany – automatycznie przypisywana data dodania danego adresu e-mail do bazy.
• Status – określenie statusu, jaki posiada dany adres e-mail. Po naprowadzeniu kursora na nazwę kolumny pojawia się jej legenda.
• Treść maila – określa typ wiadomości, jaką odbiorca chce otrzymywać (txt+HTML – podwójna kartka, txt – pojedyncza kartka tekstu)
• Wysłane – informacja o ilości newsletterów, które zostały wysłane na dany adres e-mail
• BA – błąd adresu

Pozostałe kolumny są tworzone samodzielnie przez użytkownika systemu. Dotyczą głównie zmiennych cech nadawanych poszczególnym adresom, np. imię, nazwisko, wiek itd. Definiowane są przez użytkownika w preferencjach/struktura danych (patrz PREFERENCJE).

Kliknięcie na nazwę dowolnej kolumny (z wyjątkiem Grupy) spowoduje posortowanie wg wybranej kolumny narastająco. Ponowne kliknięcie w tę samą nazwę kolumny spowoduje posortowanie w odwrotnej kolejności. U dołu strony znajduje się buton z kolejnymi stronami przeglądanych adresów.

Statystyki z adresów

Karta zawierająca listę wszystkich adresów zawiera dodatkowe statystyki i informacje o bazie. Dostępne są informacje:

• ile nowych adresów zapisano w miesiącu
• ile nastąpiło wypisów w miesiącu
• sprawdzić stosunek nowych adresów do wypisanych
• sprawdzić bieżącą liczbę adresów w bazie
• sprawdzić limit adresów w bazie
• sprawdzić wykorzystanie limitu grup