Jak wysłać mailing?

Po kliknięciu w sekcję MAILING w lewym menu rozwiną się opcje odpowiedzialne za realizację wysyłki- WYSYŁANIE oraz ZAPLANOWANE.

 

WYSYŁANIE służy do wysyłki newsletterów oraz do przeprowadzenia wysyłki weryfikującej. Poniżej opisujemy różne rodzaje wysyłek, które możesz wykorzystać w zależności od potrzeby.

W ZAPLANOWANE znajdziesz informacje o wysyłkach zaplanowanych oraz w trakcie realizacji. Wysyłki te można anulować, wybierając opcję- anuluj.

Klikając na datę, możesz ją zmodyfikować. Dodatkowo w tym miejscu zmodyfikujesz również parametry wysyłki, poprzez opcję modyfikuj.

W sekcji tej widoczne są również zaplanowane testy A/B/X, wysyłki cykliczne oraz zaplanowane wysyłki follow-up.

WYSYŁANIE MAILINGU

Aby rozpocząć nową wysyłkę, należy kliknąć przycisk dalej.

Jeżeli wszystkie wysyłki są zakończone, wówczas po wybraniu opcji wysyłanie pojawia się okno pierwszego z trzech kroków wysyłki.

 

KROK 1

• wybierz newsletter,
  • z listy newsletterów gotowych do wysyłki należy wybrać jeden z nich
  • pobierz newsletter z WWW, w tym miejscu istnieje możliwość pobrania gotowego pliku HTML z przygotowanej strony internetowej
• rodzaj wysyłki – użytkownik określa rodzaj wysyłki:
  • jednorazowa – służy do realizacji jednej wysyłki e-mail
  • cykliczna – umożliwia zaplanowanie wybranej wiadomości cyklicznie, np. co miesiąc, co tydzień
  • follow-up – pozwala na zdefiniowanie cyklu wielu wiadomości wysyłanych ze wskazanym opóźnieniem czasowym względem wysłania i/lub otwarcia poprzedniej wiadomości follow-up; termin wysłania kolejnych wiadomości jest wówczas indywidualnie dobierany dla każdego z odbiorców, a do grona adresatów można dołączyć nowe grupy, co spowoduje wysłanie cyklu wiadomości dla kolejnych użytkowników
  • rezerwacje – umożliwia zaplanowanie wysyłki z wyprzedzeniem, nawet bez przygotowanej wcześniej kreacji. Można przygotować tytuł, ustawienia nadawcy i grupę adresatów, a dopiero później dołączyć lub zmienić kreację
  • optymalizator wysyłek – jest rodzaj wysyłki, który umożliwia precyzyjne przetestowanie skuteczności  e-mailingu w różnych dniach i w różnych godzinach. Planując jedną kampanię, można zdefiniować kilka terminów i różne  godziny wysyłki. Raporty wskażą, w jakich godzinach odbiorcy, najchętniej otwierają i klikają, wiadomości
  • wysyłka godzinowa – dzięki  zastosowaniu wysyłki godzinowej wiadomości dotrą do odbiorców o preferowanej porze czytania newsletterów. Godzina wysyłki zostanie indywidualnie dopasowana dla każdego adresu e-mail.Decydujące znaczenie w doborze pory wysyłki będzie miała informacja o godzinie otwarcia poprzedniego maila
  • wysyłka powitalna – jest to kampania dla nowych adresów w bazie. Jest uruchamiana za pomocą SAREscirptu, który odpowiada za jej cykliczne aktywowanie. Daje możliwość pełnego raportowania kampanii.
• osadzenie grafik
  • z dołączonymi – grafiki pojawią się automatycznie na skrzynce odbiorczej
  • z grafikami na serwerze (domyślna i rekomendowana) – grafiki należy pobrać w momencie otwarcia wiadomości
• kodowanie maila – użytkownik ma do wyboru różne rodzaje kodowania. Jeżeli nie ma pewności, jakiego rodzaju użyć, a newsletter jest w języku polskim, zaleca się wybór kodowania ISO-8859-2. W każdym innym przypadku zastosowanie kodowania UTF-8 zapewni prawidłowe zakodowanie innych znaków narodowych (np. rosyjskich czy niemieckich)
• preheader wiadomości– dodatkowy parametr wyświetlany po temacie wiadomości, zachęcający odbiorcę do wejścia w e-mail.
• nagłówek e-maila:
  • nadawca e-maila – w tym miejscu należy wpisać nazwę nadawcy e-maila
  • e-mail nadawcy – tutaj należy wpisać adres e-mail nadawcy wiadomości
  • ustawienia ‚reply-to’ – w przypadku, kiedy adres do odpowiedzi ma być różny od adresu nadawcy; pole to pojawi się przy planowaniu wysyłki, jeżeli adres ‚reply-to’ został uprzednio ustawiony w Preferencje > ogólne; adres, który wyświetli się w tym miejscu można zmienić
  • tytuł – to pole służy do wpisania tytułu (tematu) newslettera. Istnieje możliwość personalizacji tytułu poprzez skopiowanie kodu SARE wstawionego w treści maila.
• podaj adres maila testowego – przed rozesłaniem newslettera należy wysłać newsletter testowy. Otrzyma go osoba, której adres e-mail zostanie wpisany do pola „podaj adres maila testowego”. Można wpisać kilka adresów rozdzielając je średnikiem lub przecinkiem. WAŻNE! mail do testów powinien istnieć w bazie.

 

KROK 2

W drugim kroku planowania wysyłki użytkownik sprawdza, czy newsletter, który dostarczony został na podany wcześniej adres e-mail, jest poprawny.  Jest także informowany o liczbie punktów spam otrzymanych w ramach przygotowanej wiadomości. Punkty te informują czy istnieje prawdopodobieństwo zakwalifikowania wiadomości jako spam na skrzynce odbiorczej. Jeśli liczba punktów jest wysoka, a wskaźnik znajduje się na żółtym bądź czerwonym obszarze, należy kliknąć wstecz, a następnie z Mailing > gotowe otworzyć wiadomość w trybie edycji oraz wprowadzić konieczne poprawki w celu zmniejszenia punktów spam.

W tym miejscu podana jest także waga wysyłanej wiadomości. Można również sprawdzić, jak wiadomość wyświetla się w popularnych programach do odbioru poczty e-mail.

W celu realizacji wysyłki należy kliknąć przycisk dalej. W przypadku potrzeby wprowadzenia zmian należy kliknąć przycisk wstecz.

Na tym etapie również jest możliwość sprawdzenia podglądowo folderu odbiorczego, do którego trafi Twoja wiadomość w wybranym serwisie pocztowym.

KROK 3

• Wybierz grupę, do której wysłać – aby wybrać grupę, należy zaznaczyć checkbox przy nazwie grupy. Użytkownik może wybrać więcej niż jedną grupę; Dostępna jest także opcja zaznacz/odznacz wszystkie.
• Filtr prosty służą do dodatkowego przefiltrowania bazy zgodnie z określoną cechą w bazie. Przykład: Jeśli wiadomość ma zostać wysłana tylko do osób, których płeć została oznaczona jako K.
• Filtr zaawansowany (SAREscript) – autorskiego języka programowania systemu SARE. Umożliwia on zaplanowanie m.in. mailingu urodzinowego czy skierowanie wiadomości wyłącznie do osób, które kliknęły określony link w poprzednio otrzymanym newsletterze.
• Opcje śledzenia:
  • Zablokuj śledzenie kliknięć (HTML) – kliknięcia z wysłanej wiadomości nie będą zliczane;
  • Włącz śledzenie kliknięć  w wersji TXT – zostanie włączona opcja śledzenia kliknięć w wersji tekstowej;
  • Zablokuj śledzenie otwarć – otwarcia z wysłanej wiadomości nie będą zliczane;
  • Dodaj tagi Google Analytics – do wysyłanej wiadomości zostaną dodane tagi GA, umożliwiające śledzenie kliknięć w linki URL zawarte w wiadomości w statystykach GA;
    źródło kampanii / medium kampanii / nazwa kampanii – informacja widoczna w statystykach GA, dot. pochodzenia kliknięć. Wprowadzone nazwy nie powinny zawierać narodowych znaków diakrytycznych.

• Wykonaj testy ABX – testy ABX służą do przeprowadzenia dodatkowych testów  kreacji bądź tematu wiadomości oraz skierowania ich do określonej części grupy w celu uzyskania informacji, który z parametrów osiągnął wyższy wskaźnik kliknięć lub otwarć. Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się tutaj.
• Termin wysyłki – użytkownik ma możliwość wyboru terminu wysyłki spośród czterech opcji:
  • natychmiast – wysyłka odbywa się natychmiastowo po kliknięciu dalej. Pojawia się okno, w którym można śledzić postęp wysyłki. Zamknięcie tego okna spowoduje jednak przerwanie wysyłki. W przypadku dużych wysyłek nie jest to opcja zalecana, jeżeli użytkownik nie może czekać na zakończenie wysyłki.
    Korzystając z tej opcji, po kliknięciu przycisku dalej, pojawia się komunikat o treści: chcesz rozpocząć wysyłanie maili. Kliknięcie przycisku OK powoduje rozpoczęcie procesu rozsyłania newsletterów. Wyświetla się okno dialogowe – proces wysyłki.
    W trakcie wysyłania newsletterów istnieje jeszcze możliwość zatrzymania wysyłki poprzez kliknięcie przycisku zatrzymanie, (zamknięcie okienka spowoduje taki sam efekt). Po ponownym rozpoczęciu wysyłki jest ona wysyłana już tylko do osób, do których nie została wysłana przed zatrzymaniem. (Nie ma możliwości, żeby ten sam newsletter odbiorca otrzymał więcej niż raz. Po zakończeniu wysyłki należy kliknąć przycisk koniec.
  • natychmiast w tle – wysyłka zostanie przeprowadzona w tle. Po pojawieniu się okna „proces wysyłki” z informacją o przygotowywaniu bazy należy zaczekać (od paru do kilkunastu sekund) na zakończenie przygotowań i kliknąć przycisk koniec. Wyświetlony zostanie komunikat z prośbą o wylogowanie się z systemu.
  • dziś o godz. (REKOMENDOWANA) – umożliwia zaplanowanie wysyłki z wyprzedzeniem minimum 30 min. Ten rodzaj pozwala na ewentualne dokonanie anulowania wysyłki, zanim się zrealizuje np. w przypadku błędu w kreacji/bazie.
  • inny termin – pozwala na zaplanowanie wysyłki na określony inny dzień i godzinę. Ten rodzaj pozwala na ewentualne dokonanie anulowania wysyłki, zanim się zrealizuje np. w przypadku błędu w kreacji/bazie.
• Kampanie – w tym miejscu użytkownik może włączyć wysyłaną wiadomość do kampanii – dodać do nowej i określić jej nazwę lub dołączyć do istniejącej i wskazać wybraną z listy

Po kliknięciu w przycisk Dalej wyświetli się okno informujące o rozpoczęciu wysyłania lub zaplanowaniu wysyłki (komunikat stosowny do wybranej opcji terminu wysyłki). Należy potwierdzić lub anulować wysyłkę.

Wysyłka weryfikująca

To czynność, którą wykonuje się względem zaimportowanych do SARE adresów, wtedy gdy konieczne jest wysłanie maila weryfikującego z linkiem do potwierdzenia subskrypcji do grupy adresów.

Aby wysłać maila potwierdzającego należy postępować według poniższej instrukcji:

• przygotowanie bazy adresów do wysyłki:
  • mail weryfikujący zostanie wysłany z systemu tylko do adresów, które będą miały w systemie status zapisany brak weryfikacji;
  • należy zmienić status wszystkim adresom, do których mają zostać wysłane maile administracyjne na zapisany brak weryfikacji;
  • nie jest konieczne budowanie oddzielnej grupy, gdzie będą znajdowały się adresy, do których zamierzamy wysłać maila potwierdzającego, ponieważ system wyszuka odpowiednie adresy niezależnie od tego, w jakiej grupie się znajdują.

• wysyłka weryfikująca:
  • po przygotowaniu adresów e-mail do wysyłki i zmiany statusu wchodzimy do wysyłanie
  • w polu Wysyłka weryfikująca znajduje się informacja o liczbie niezweryfikowanych adresów w systemie; aby rozpocząć wysyłkę należy kliknąć przycisk Dalej
  • po kliknięciu przycisku Dalej użytkownik zostanie przeprowadzony przez kolejne kroki wysyłki weryfikującej

KROK 1

To edycja standardowej treści maila weryfikującego, w którym powinny się znaleźć informacje o tym, dlaczego odbiorca otrzymał maila, w jaki sposób został pozyskany adres e-mail, jakiego rodzaju informacje będą wysyłane oraz prośba o kliknięcie w link %confirm_link% w celu potwierdzenia zgodny na otrzymywanie newsletterów.

Tutaj również należy ustalić kodowanie maila, jego nadawcę, adres e-mail nadawcy i określić ‚reply-to’ (pole to pojawi się przy planowaniu wysyłki, jeżeli adres ‚reply-to’ został uprzednio ustawiony w zakładce Preferencje > ogólne; adres, który wyświetli się w tym miejscu można zmienić) oraz temat wiadomości.

 

KROK 2

W drugim kroku planowania wysyłki użytkownik sprawdza, czy newsletter, który dostarczony został na podany wcześniej adres e-mail, jest poprawny.  Jest także informowany o liczbie punktów spam otrzymanych w ramach przygotowanej wiadomości. Punkty te informują czy istnieje prawdopodobieństwo zakwalifikowania wiadomości jako spam w skrzynce odbiorczej. Jeśli liczba punktów jest wysoka, a wskaźnik znajduje się na żółtym bądź czerwonym obszarze, należy kliknąć wstecz, a następnie z Mailing > gotowe otworzyć wiadomość w trybie edycji oraz wprowadzić konieczne poprawki w celu zmniejszenia punktów spam.

W tym miejscu podana jest także waga wysyłanej wiadomości. Można również sprawdzić jak wiadomość wyświetla się w popularnych programach do odbioru poczty e-mail.

W celu realizacji wiadomości należy kliknąć przycisk dalej. W przypadku potrzeby wprowadzenia zmian należy kliknąć przycisk wstecz.

 

KROK 3

Należy wybrać grupę, do której ma zostać przeprowadzona wysyłka weryfikująca. Wyświetlą się jedynie te grupy, w których znajdują się adresy ze statusem zapisany brak weryfikacji. W nawiasie przy nazwie grupy zapisana jest informacja o stosunku liczby adresów ze statusem zapisany brak weryfikacji do liczby wszystkich adresów w danej grupie.

 

• Termin wysyłki – użytkownik ma możliwość wyboru terminu wysyłki spośród czterech opcji:
  • natychmiast – wysyłka odbywa się natychmiastowo po kliknięciu dalej. Pojawia się okno, w którym można śledzić postęp wysyłki. Zamknięcie tego okna spowoduje jednak przerwanie wysyłki. W przypadku dużych wysyłek nie jest to opcja zalecana, jeżeli użytkownik nie może czekać na zakończenie wysyłki.
    Korzystając z tej opcji, po kliknięciu przycisku dalej, pojawia się komunikat o treści: chcesz rozpocząć wysyłanie maili. Kliknięcie przycisku OK powoduje rozpoczęcie procesu rozsyłania newsletterów. Wyświetla się okno dialogowe – proces wysyłki.
    W trakcie wysyłania newsletterów istnieje jeszcze możliwość zatrzymania wysyłki poprzez kliknięcie przycisku zatrzymanie (zamknięcie okienka spowoduje taki sam efekt). Po ponownym rozpoczęciu wysyłki jest ona wysyłana już tylko do osób, do których nie została wysłana przed zatrzymaniem. Nie ma możliwości, żeby ten sam newsletter odbiorca otrzymał więcej niż raz. Po zakończeniu wysyłki należy kliknąć przycisk koniec.
  • natychmiast w tle – wysyłka zostanie przeprowadzona w tle. Po pojawieniu się okna proces wysyłki z informacją o przygotowywaniu bazy należy zaczekać (od paru do kilkunastu sekund) na zakończenie przygotowań i kliknąć przycisk koniec. Wyświetlony zostanie komunikat z prośbą o wylogowanie się z systemu.
  • Dziś o godz. – umożliwia wprowadzenie wybranej godziny wysyłki.
  • Inny termin – pozwala na zaplanowanie wysyłki na określony dzień i godzinę

Po kliknięciu w przycisk Dalej wyświetli się okno informujące o rozpoczęciu wysyłania lub zaplanowaniu wysyłki (komunikat stosowny do wybranej opcji terminu wysyłki). Należy potwierdzić lub anulować wysyłkę. Status maili, do których przeprowadzona została wysyłka zmieni się na zapisany i niepotwierdzony.

Wysyłka A/B/X

Wysyłka A/B/X – umożliwia przeprowadzenie testów wysyłki na docelowej grupie odbiorczej.  Realizacja wysyłki składa się z kilku kroków:

KROK 1

Przygotowując testy A/B/X w początkowej fazie wysyłki należy postępować identycznie jak w przypadku planowania realizacji standardowego newslettera. Wybrany newsletter oraz wskazany temat zostanie potraktowany jako pierwszy z przeprowadzonych testów.

KROK 2

W kroku drugim wysyłki newslettera po wybraniu grupy należy zaznaczyć checkbox wykonaj testy A/B/X,  a następnie przycisk stwórz testy A/B/X

KROK 3

Po wybraniu przycisku stwórz testy A/B/X  nastąpi przeniesienie do pierwszego kroku planowania wysyłki, w którym należy wybrać newsletter oraz uzupełnić nagłówek e-maila. W kolejnym kroku planowania wysyłki są widoczne dwa przyciski:

• dodaj kolejny test A/B/X – umożliwiający dodanie kolejnego mailingu
• realizuj testy A/B/X – opcję tą należy wybrać w celu zaplanowania testów.

KROK 4

• Podział bazy

Podziału bazy można dokonać posługując się suwakami lub wpisując liczbę w polu oknie wartości %. W tym miejscu można również podejrzeć kreacje testowanych wiadomości, klikając w nazwy newsletterów, zamieszczone pod suwakami podziału bazy.

• Termin uruchomienia testów
  • Natychmiast
  • Dziś o godz.
  • Inny termin
• Uruchomienie właściwe wysyłki
  • ręcznie­ – opcja ta pozwala na wysłanie właściwej wysyłki samodzielnie z poziomu Mailing > wysyłanie
  • automatycznie – dokonując tego wyboru należy określić kryteria terminu właściwej wysyłki:

• minęło od testów X godzin
• został spełniony warunek dotyczący liczby otwarć lub kliknięć któregokolwiek lub wszystkich trzech testów (liczna wyrażona w procentach); należy wybrać z listy warunek i określić wartość liczby lub sumy. Dostępne warunki:
  • liczba klikniętych maili procentowo (CTR) w którymkolwiek teście
  • liczba kliknięć w którymkolwiek teście
  • liczba klikniętych maili procentowo (CTR) we wszystkich testach
  • suma kliknięć we wszystkich testach
  • liczba otwarć procentowo (open rate) któregokolwiek testu
  • liczba otwarć któregokolwiek testu
  • liczba otwarć procentowo (open rate) wszystkich testów
  • suma otwarć wszystkich testów

Można wybrać jeden lub dwa warunki jednocześnie, np. minęło od testów 2 godziny i/lub liczba otwarć któregokolwiek testu jest większa lub równa 5 %

• Kryteria wyboru wersji

Należy zdefiniować na jakiej podstawie system ma wyłonić najlepszą wiadomość. Użytkownik powinien w tym miejscu wskazać, aby system wybrał wiadomość dla której najwyższa była (jedna z opcji do wyboru z listy):

• Liczba klikniętych e-maili procentowo (CTR)
• Liczba otwarć procentowo (open rate)
• Liczba klikniętych e-maili
• Liczba otwarć

Aby zrealizować testy należy kliknąć Dalej. Pojawi się okno w którym należy potwierdzić lub anulować realizację testów  (łącznie z zaplanowaną wysyłką właściwą jeśli zostało zdefiniowane jej automatyczne uruchomienie).

• Multivaration Testy

Unikatowym rozwiązaniem systemu SARE jest jednoczesny dobór najbardziej efektywnej kreacji i najskuteczniejszego tematu. Aby skorzystać z tej opcji, należy przy ustawieniu warunku wskazać wartości CTR, sumy lub liczby kliknięć oraz oznaczyć chceckbox „Zastosuj temat dla którego najwyższa była” liczba otwarć. Możliwa jest w zasadzie dowolna konfiguracja doboru tematu do wcześniej wyłonionej kreacji.