Import bazy

« wstecz

Dowiesz się jak w 4 łatwych krokach zaimportować bazę do systemu SARE.

Przygotowanie Grupy w systemie SARE, do której mają trafić adresy.

Jeżeli przed importem bazy nie mamy stworzonej odpowiedniej grupy, możemy ją dodać z poziomu Adresy -> przeglądaj grupy, klikając w przycisk, dodaj grupę (elementy zaznaczone na czerwono).

Przygotowanie bazy na PC w pliku.

  • Format pliku importowanego do SARE: csv. lub txt.

  • Ważne! Każda cecha dotycząca adresu e-mail powinna znajdować się w osobnej kolumnie w przypadku pliku csv. W pliku txt trzeba pamiętać o rozdzieleniu informacji o adresie enterem od kolejnego rekordu i aby znak rozdzielający cechy występujące przy adresie był zawsze taki sam. Wytyczne dotyczące importu baz adresów można otrzymać, klikając w znak zapytania (elementy zaznaczone na czerwono poniżej)

KROK 1 Import pliku do systemu SARE

Aby zaimportować bazę adresów e-mail do programu SARE, należy:

  • wybrać znak rozdzielający importowane pola – pojawia się tu rozwijana lista zawierająca różne rodzaje znaków używanych do rozdzielania pól stosowanych w bazach. Użytkownik wybiera taki sam znak, jaki został zastosowany w bazie, którą będzie pobierał.

  • wybrać plik do importu – operator klika w przycisk „przeglądaj”, wówczas otwiera się okno dialogowe „wybieranie pliku”, należy zaznaczyć plik do pobrania i kliknąć przycisk „otwórz” – ścieżka dostępu do pliku pojawia się w okienku obok przycisku „przeglądaj”

  • kodowanie pliku – operator wybiera jedno z trzech możliwych kodowań pliku:
    WINDOWS-1250 – kodowanie znaków polskich znane z systemu Windows (niepolecane)
    ISO-8859-2 – standardowe kodowanie polskich znaków
    ISO-8859-1 – brak kodowania polskich znaków.

     

UWAGA! Wybór kodowania zależy od rodzaju kodowania pliku, który będzie importowany. Kodowania muszą być TAKIE SAME. Na przykład bazy tworzone w programie EXCEL prawie zawsze są kodowane w WINDOWS 1250. Podobnie jest ze zwykłymi plikami tekstowymi (*.txt). Użytkownik SARE musi wiedzieć, jaki jest typ kodowania importowanego pliku.

Inną metodą dodania większej liczby adresów e-mail jest wpisanie ich lub przekopiowanie w pole opisane „lub wpisz adresy w polu poniżej”.

Aby zakończyć importowanie, na tym etapie należy kliknąć przycisk „importuj”.

KROK 2 Przypisanie cech do danych z pliku.

Na tym etapie wyświetlają się tabele z polami w systemie oraz polami importowanymi do systemu.

  • Dostępne cechy – kolumna ta, określa rodzaj informacji, jakie przypisane będą do każdego zaimportowanego adresu.

  • Wybierz cechy do wyeksportowania – w tej kolumnie pokazują się wybrane przez nas pola z kolumny pierwszej

  • Pierwszy rekord pliku – dotyczy pierwszego rekordu (adres + inne dane) z zaimportowanej bazy.

Należy przyporządkować odpowiednie pola w systemie do układu pól w pliku importowanym Po zaznaczeniu odpowiedniego pola w pierwszej kolumnie, przy użyciu przycisków prawo, lewo przenosimy go do drugiej kolumny. Korzystając z przycisków góra, dół, operator dopasowuje informacje zawarte w drugiej kolumnie do informacji zawartych w trzeciej kolumnie.

Jeżeli w pierwszej kolumnie na pierwszym miejscu znajduje się adres e-mail, wówczas „przeciągamy” z kolumny pierwszej do kolumny drugiej (nazwanej „do importu”)
właśnie „e-mail”.

UWAGA! Nie wszystkie dane określające rekord muszą zostać zaimportowane, ale zawsze w importowanej bazie MUSI być adres e-mail. Po przypisaniu wszystkich informacji należy kliknąć w przycisk „dalej”.

 

KROK 3 Nadanie statusu i zdefiniowanie grupy.

Na tym etapie zaimportowane adresy e-mail są definiowane przez operatora tj. nadawany jest status (rodzaje statusów), grupa oraz typ maila, jaki ma być wysyłany pod dany adres(y).

Aby przeprowadzić wysyłkę weryfikującą (wysyłka wiadomości z zapytaniem o chęć otrzymania oferty), przy imporcie bazy należy ustalić status jako zapisany brak weryfikacji.

W tym miejscu program wykrywa również adresy, które już znajdują się w bazie. Jeżeli takie adresy się pojawią wówczas należy skorzystać z jednej z czterech opcji znajdujących się na liście rozwijanej tuż za napisem „Jeżeli importowany adres jest już w bazie”.

  • zmień tylko status – oznacza to, że adresowi e-mail zmieniony zostanie status

  • nie importuj – adres e-mail nie zostanie zaimportowany

  • nadpisz tylko importowane dane – każdy rekord poza obowiązkowym adresem e-mail posiada także inne cechy, w tym przypadku do cech charakteryzujących dany rekord dołączone zostaną nowe

  • nadpisz wszystkie dane (kasowanie historii) – oznacza to, że poprzednie dane charakteryzujące dany adres e-mail zostaną skasowane i automatycznie nastąpi import nowych. Kończymy ten krok klikając na przycisk „dalej”.

Pomiędzy krokiem 2 a 3 lista zaimportowanych adresów e-mail zostaje przefiltrowana przez program SARE. Jeżeli importowany adres pojawi się na liście problematycznych adresów i będzie oznaczony czerwonym kolorem oznacza to, że zawiera błąd w składni. Taki adres nie zostanie zaimportowany do systemu. Jeżeli na tej liście pojawią się również adresy, przy których znajduje się czerwony znak „DUP”, oznacza to, że adres ten pojawił się kilkakrotnie i do bazy zaimportowany zostanie tylko jeden raz.

 

KROK 4 Podsumowanie importu

Na tym ostatnim etapie użytkownik otrzymuje informacje o ilości przetworzonych adresów e-mail i o liczbie maili, w których zmieniono status lub inne dane.