Spis treści
Kampania mailowa z konta mailowego utrzymywanego na Twoim hostingu? To nie jest dobry pomysł. Przedstawię Ci kilka powodów, które powinny Cię przekonać, że zdecydowanie lepszy będzie wybór zewnętrznego systemu do wysyłki newslettera, mailingów promocyjnych, e-maili transakcyjnych itd…
Wykupujesz pakiet hostingowy, żeby postawić na nim nie tylko stronę internetową, ale także swoją skrzynkę poczty elektronicznej. Prowadząc firmę to zupełnie zrozumiałe, że chcesz mieć e-maila we własnej domenie i mieć nad nim “pełną kontrolę”, przechowując go na swoim serwerze. Jednak warto mieć świadomość, że tego typu skrzynka mailowa wiąże się z pewnymi ograniczeniami.
Niektóre z nich odnoszą się do kwestii ilości kont e-mail na serwerze. Inne – do pojemności skrzynki pocztowej. Następne z kolei wiążą się z rozmaitymi limitami związanymi z liczbą wysyłanych wiadomości. Konto mailowe na własnym serwerze jest oczywiście bardzo ważnym i funkcjonalnym rozwiązaniem – jednak nie do każdego zastosowania.
Wysyłka kampanii mailowych czy innego rodzaju masowych wiadomości jest przykładem działania, w którym skrzynka utrzymywana na własnym serwerze zdecydowanie się nie sprawdza. W takiej sytuacji znacznie lepiej jest wesprzeć się zewnętrzną usługą czy oprogramowaniem. Takie systemy są zaprojektowane w ten sposób, aby dało się efektywnie wysyłać wiadomości do wielu odbiorców. Dlaczego? Przedstawię Ci kilka powodów.
Nie musisz przejmować się limitami
Konto e-mailowe na hostingu bardzo często wiąże się z limitami dotyczącymi wysyłanych wiadomości. Jeżeli dokładnie przeanalizujesz parametry swojego pakietu, na pewno zauważysz, że np. w ciągu jednego dnia możesz wysłać tylko 1000 maili lub tylko 100 w ciągu godziny.
Liczby te mogą się oczywiście różnić w zależności od konkretnego dostawcy usług hostingowych. Jednak na pewno domyślasz się, że poważnie ograniczają one możliwość wysyłania np. newslettera, czy wiadomości transakcyjnych.
Żeby ominąć ten limit trzeba byłoby np. wysyłać newsletter partiami, co godzinę. Nie dość, że jest to ogromnie czasochłonne, to jeszcze może być to uznane za podejrzane działanie, w konsekwencji czego niektóre paczki mogą… w całości trafić do spamu.
A jeżeli korzystasz z zewnętrznej usługi do mailingu – zupełnie nie musisz przejmować się tymi kwestiami (oczywiście w ramach wykupionego przez Ciebie pakietu). Po prostu przygotowujesz kampanię, wysyłasz i po kłopocie.
Nie musisz pamiętać o technicznych kwestiach wiadomości
Wiadomości masowe wysyłane z prywatnego konta często wpadają do spamu w związku z pewnymi błędami czy niedoskonałości w technicznym aspekcie maila. Podczas tworzenia wiadomości zwraca się uwagę przede wszystkim na jej treść – jednak równie istotny jest jej kod źródłowy.
Sprawdź, czy:
- z danego adresu IP można wysłać wiadomość – aby przejść weryfikację przez protokół SPF?
- Wiadomość jest podpisana cyfrowo, aby protokół DKIM był w stanie ją zweryfikować?
- E-mail wysyłana w ramach masowej wysyłki ma odnośnik do rezygnacji z subskrypcji?
Jeżeli wiadomość nie przejdzie weryfikacji SPF czy DKIM – to najprawdopodobniej wpadnie do spamu.
To są kwestie, o których raczej nie myśli się podczas wysyłania wiadomości. A prawda jest taka, że mogą mieć kolosalne znaczenie dla dostarczalności Twojej kampanii. Usługi do wysyłania wiadomości kampanii mailowych oczywiście dbają o to, aby tego typu problemy nie miały miejsca.
Potrzebujesz skutecznego narzędzia do prowadzenia komunikacji w kanale e-mail?
NAPISZ DO NAS!Możesz korzystać z gotowych szablonów wiadomości
Wiesz, co chcesz przekazać w wiadomości, ale nie umiesz tego przedstawić w atrakcyjny wizualnie sposób? A może jest wręcz przeciwnie – przygotowana przez Ciebie szata graficzna źle prezentuje się na różnych urządzeniach, a niekiedy uniemożliwia nawet dotarcie do treści wiadomości?
No cóż – to problemy, które zdarzają się dość często podczas wysyłania newsletterów. Dlatego też systemy do e-mail marketingu oferują szeroki wybór szablonów wiadomości, z możliwością łatwej personalizacji.
Takie gotowe szablony są zaprojektowane w ten sposób, aby wiadomość nie ważyła dużo, a jednocześnie była atrakcyjna graficznie i dała się otwierać na urządzeniach różnego typu – zarówno w programach pocztowych na komputerach, jak i na smartfonach. SAREsystem posiada bogatą bibliotekę gotowych szablonów, które samodzielnie, bez pracy grafika i kodera można modyfikować, według własnych potrzeb. Poza tym – jeżeli odbiorca sobie tego zażyczy – wiadomość może zostać wyświetlona jako “czysty tekst”.
Nie psujesz reputacji swojej domeny
Jeżeli Twoja wiadomość wpada do SPAMu, to negatywnie wpływa to na reputację Twojej domeny. Gdy zdarzy się to kilka razy – nie jest to jeszcze problem. Jednak jeżeli takie sytuacje powtarzają się regularnie, to możesz wpaść w błędne koło – wysyłane maile, które wpadają do spamu będą tylko pogarszać Twoją renomę.
Może to nawet doprowadzić do sytuacji, w której wiadomości wysyłane do pojedynczych adresatów (niezwiązane z transakcjami czy marketingiem) także będą automatycznie odfiltrowywane przez serwer odbiorcy.
Gdy korzystasz z oprogramowania do masowej wysyłki maili, taki problem zupełnie odpada, ponieważ maile nie obciążają renomy Twojej domeny.
Możesz korzystać ze wskazówek bezpośrednio w programie
Treść maila musi być wartościowa – z jednej strony po to, aby nie została automatycznie oznaczona jako spam, a z drugiej – po to, aby odbiorca nie przeniósł jej do spamu. Jeżeli przygotowujesz treść maila bezpośrednio w programie do wysyłki newsletterów, możesz od razu dowiedzieć się, że np. w wiadomości:
- jest za dużo zdań pisanych dużymi literami;
- treść posiada zbyt wiele słów i wyrażeń, uznawanych za spamogenne;
- proporcje pomiędzy grafiką a tekstem są nieodpowiednie;
- znajdują się niewidoczne lub ukryte fragmenty tekstu.
Badając treść przygotowanej wiadomości jeszcze przed wysyłką jesteś w stanie określić jakość maila. W konsekwencji – dzięki temu dowiesz się, jaka jest szansa, że wiadomość wpadnie do spamu. Masz jeszcze możliwość dokonania zmian, aby zwiększyć atrakcyjność takiej wiadomości.
No i nie zapominaj o tym, że możesz przetestować daną kampanię przed jej wysłaniem do odbiorców. Łatwo przekonasz się, czy wiadomość będzie się dobrze wyświetlać oraz jak będzie wyglądać na różnych typach urządzeń.
Automatyzujesz proces – oszczędzasz czas
Usługa do masowej wysyłki maila jest zaprojektowana w ten sposób, aby jak najbardziej ułatwić Ci wysyłanie newslettera. Dzięki temu zyskujesz narzędzie do tworzenia list mailingowych, a także do segmentacji odbiorców, tworzenia grup itd.
Oczywiście wiele z tych rzeczy możesz próbować zrobić samodzielnie – ręcznie, jednak wiąże się to z koniecznością poświęcenia ogromnych nakładów czasu.
W programach do obsługi newslettera bez problemu przygotujesz także automatyczne wysyłki cykliczne, które są uruchamiane po spełnieniu warunku – np. wysyłka urodzinowa, wysyłka follow-up – uzależniona chociażby tym, że przeszedł na stronę po otwarciu mailingu. To ogromne ułatwienie. Zamiast siadać do danego tematu raz w tygodniu, możesz zaplanować wysyłkę na miesiąc czy nawet kwartał do przodu. Brzmi jak spora oszczędność czasu, prawda?
Zyskujesz dostęp do wartościowej analityki
Na koniec pozostawiam jednak jeden z najważniejszych czynników – czyli analitykę newsletterów i wysyłek e-mail. Wiadomości wysyłane samodzielnie z poziomu klienta pocztowego lub webmaila są – w domyśle – pozbawione elementów śledzących zachowanie odbiorcy. Oczywiście możesz takie elementy zaimplementować samodzielnie, ale wymaga to już dodatkowej pracy oraz korzystania z zewnętrznych aplikacji.
A w przypadku korzystania z programów do zautomatyzowanej wysyłki newsletterów, nie dość, że taka funkcjonalność jest uruchomiona z automatu, to jeszcze – zbiera wszystkie najważniejsze informacje w jednym miejscu.
W zależności od konkretnego programu do obsługi wysyłki newsletterów czy maili transakcyjnych, możesz liczyć na:
- otrzymanie precyzyjnego wskaźnika otwarć wysłanych wiadomości;
- dokładne dane dotyczące kliknięć w linki w wysłanym mailu;
- informacje o tym, jak w czasie baza reagowała na daną kampanię.
Jak widzisz jest tego sporo – i są to informacje, które umożliwią Ci badanie skuteczności kampanii, a także pozwolą na… uczenie się na błędach. Możesz sprawdzać, które newslettery cieszyły się największą popularnością, dzięki czemu kolejne wysyłane przez Ciebie wiadomości będą mogły być znacznie wyższej jakości.
Podsumowanie – hosting
W tym artykule przedstawiłem zalety dotyczące zewnętrznych platform mailingowych. Ale czy to oznacza, że można całkowicie zrezygnować z maila na własnym hostingu?
Oczywiście, że nie.
Po prostu z maila utrzymywanego na swoim serwerze wysyłaj wiadomości – nazwijmy je – “codzienne”. Maile transakcyjne – np. z automatycznie generowanymi fakturami czy potwierdzeniami dokonania zakupu – wysyłaj z platform do tego przeznaczonych (oferujących usługi email API czy SMTP w chmurze). A newslettery – z platform przeznaczonych do wysyłki newsletterów, lub oprogramowania do wysyłki, które można „podpiąć” pod zewnętrzne konto SMTP.
Liczę na to, że skutecznie odwiodłem Cię od wysyłania masowych wiadomości z Twojego serwera. Mam też nadzieję, że nie zniechęciłem Cię także do utrzymywania konta mailowego na wykupionym hostingu.
Autor artykułu:
Mateusz Mazurek. Twórca projektów internetowych oraz autor i wydawca blogów. Autor serwisu Jak Wybrać Hosting? W ramach którego pomaga firmom i osobom prywatnym dobrać odpowiedni hosting stron WWW do swoich potrzeb. W tym hosting pod pocztę e-mail. Autor poradników dotyczących technologii internetowych.
