Spis treści
Temat RODO jest gorący od dłuższego czasu. Teraz, kiedy Rozporządzenie już obowiązuje (25 maja 2018) szczególnie należy zwracać uwagę, czy wysyłana komunikacja nie naraża userów na niepożądane działania. A czy Ty wciąż zastanawiasz się, czy Twój biznes jest na nowe Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych dobrze przygotowany i czy Twój online marketing także?
Poniżej znajdziesz zestawienie pytań i odpowiedzi, które pomogą Ci zweryfikować Twoje przygotowania do RODO oraz informacje na temat tego, jak my w SARE możemy Ci pomóc.
Jak SARE jest przygotowane do RODO?
System SARE został w pełni dostosowany do zmian wynikających z Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych. Poniżej możesz przeczytać o tym jakie funkcjonalności zostały wprowadzone do naszego systemu mailingowego.
Jakie nowe funkcje są dostępne w SARE, które pomogą w bezpiecznym realizowaniu kampanii mailingowych i sms?
W ramach dostosowania systemu do RODO wprowadziliśmy kilka nowych funkcji:
1. Rejestr zmian – wszelkie zmiany dotyczące danych osobowych i statusu są rejestrowane w systemie i udostępniane w formie raportu. Możesz również sprawdzić, który użytkownik systemu i kiedy dokonał danej czynności. Rejestrujemy zarówno działania użytkownika jak i zmiany wywołane przez API lub SAREscript. Dodatkowo, każda edycja wykonana przez użytkownika systemu może być wzbogacona o notatkę. Raport dostępny jest zarówno w kontekście działań w całym systemie mailingowym jak i per konkretny adres email.
2. Nowy status adresu – „Zapomniany”… dzięki niemu możliwe jest wskazanie adresu jako „zapomniany” co skutkuje dokonaniem anonimizacji jego danych osobowych. Taki rekord pozostaje wtedy w bazie w celach statystycznych, ale nie można go edytować, używać do wysyłki a tym bardziej sprawdzić jego danych osobowych. Pozostaje jedynie jako „odbiorca anonimowy”.
3. Dodatkowe pola w generatorze formularzy – zmodyfikowaliśmy generator formularzy dodając do niego możliwość wykorzystania pól typu checkbox. Dzięki temu z poziomu SARE możesz stworzyć pola ze zgodami, wskazać czy są one wymagane, a następnie zapisać ustaloną treść do cech w bazie SARE.
4. Wymogi dotyczące haseł – system wymusza zmianę hasła co 30 dni. Hasło musi spełniać ustalone reguły – przynajmniej 8 znaków, w tym mała i duża litera oraz cyfra.
Jakie dodatkowe funkcje systemu pozwalają na wysyłkę informacji w zgodzie z RODO?
Korzystając z SARE możesz LEGALNIE budować bazę i wykorzystywać ją do komunikacji z Klientem. Zapewniają to następujące funkcjonalności:
1. weryfikacja adresów metodą double opt-in – jest to domyślny tryb zapisu do bazy. Dopiero po kliknięciu w wiadomość z linkiem potwierdzającym Klient będzie otrzymywać Twoją komunikację,
2. link rezygnacji – w SARE masz możliwość dodania stopki wypisu z linkiem blokującym adres email do dalszych wysyłek. Jeśli Twój klient się wypisze – możesz być spokojny, że kolejna komunikacja do niego nie wyjdzie,
3. link edycji profilu – funkcja daje Ci możliwość dodania do wiadomości stopki z linkiem do zmiany danych zapisanych w systemie,
4. generator formularzy – nasze narzędzie domyślnie wybiera weryfikację w modelu double opt-in, dodatkowo można dodać dowolną liczbę zgód.
Czy w SARE jest możliwość sprawdzenia i wyeksportowania historii zdarzeń dot. danego klienta?
Tak. Za pomocą raportu „Historia zmian” możesz sprawdzić wszystkie przeprowadzone działania oraz pobrać listę adresów, które były w danej czynności przetwarzane. Dodatkowo na karcie adresu email dostępna jest cała historia kontaktu i edycji danych odbiorcy.
Czy istnieje ryzyko, że dane utrzymywane na serwerach SARE zostaną utracone?
Nie. Prowadzimy regularne backupy danych i możliwe jest przywrócenie danych z określonego zakresu czasu.
Jak SARE pomoże klientom realizować obowiązek określany mianem „prawa do bycia zapomnianym”?
Wprowadzony został nowy status w systemie SARE, pod nazwą „Zapomniany”. Dzięki niemu możliwe jest wskazanie adresu jako „zapomniany” co skutkuje dokonaniem anonimizacji jego danych osobowych.
Czy w SARE jest powołany Inspektor Ochrony Danych?
Tak. w SARE funkcjonuje Inspektor Ochrony Danych.
Gdzie są zlokalizowane serwery wysyłkowe SARE?
Serwery SARE są zlokalizowane na terenie EOG – Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
Czy SARE daje możliwość wyeksportowania wszystkich danych o danym użytkowniku i przeniesienia ich do innego systemu?
W systemie mailingowym SARE dajemy Ci możliwość eksportu całej bazy adresowej ze wszystkimi cechami przypisanymi do konkretnego adresu e-mail i numeru GSM oraz raportami dotyczącymi ich zachowania (np. kliknięcia w otagowany link). Dodatkowo, SAREscript (platforma deweloperska dająca możliwość tworzenia nowych funkcji, dopasowanych do klientów SARE) daje opcję stworzenia dedykowanego raportu.
Czy klienci SARE mogą posiadać więcej poziomów dostępu do systemu?
Tak, korzystając z systemu do email marketingu SARE, dajemy Ci możliwość nadawania uprawnień dla konkretnych użytkowników naszego narzędzia. Są nimi:
1. Zarządzający, który posiada:
– dostęp do menu „Adresy” (całość)
– dostęp do menu „Raporty” (bez archiwum).
Osoba z tymi uprawnieniami może zarządzać bazą adresową – dodawać, edytować, usuwać adresy itp., a także analizować wysyłki zrealizowane z systemu.
2. Redaktor, który posiada:
– dostęp do menu „Mailing” (całość)
– dostęp do menu „SMS” (całość)
– dostęp do menu „Raporty” (bez archiwum)
Osoba z tymi uprawnieniami może tworzyć maile, realizować wysyłki testowe jak i końcowe, a także analizować wysyłki zrealizowane z systemu. Nie może jednak zarządzać bazą.
3. Analityk, który posiada:
– dostęp do menu „Raporty” (bez archiwum)
Osoba z tymi uprawnieniami może analizować wysyłki zrealizowane z systemu. Nie może zarządzać bazą ani tworzyć oraz wysyłać e-maili.
4. Redaktor-Zarządzający (bez wysyłania), który posiada:
– dostęp do sekcji „Mailingi„, bez możliwości przeprowadzania wysyłek mailingowych i SMS
– dostęp do sekcji „Adresy”
– dostęp do sekcji „Raporty” (bez archiwum).
5. Redaktor-Zarządzający
– dostęp do sekcji „Mailingi” z możliwością przeprowadzania wysyłek mailingowych
– dostęp do sekcji „SMS” z możliwością przeprowadzania kampanii SMS
– dostęp do sekcji „Adresy”
– dostęp do sekcji „Raporty” (bez archiwum).
6. Administrator – osoba, która posiada PEŁNE uprawnienia do wszystkich funkcjonalności systemu SARE.
Czy do systemu SARE jest wdrożona polityka haseł?
Tak. System wymusza zmianę hasła co 30 dni. Dodatkowo, hasło musi spełniać ustalone reguły – przynajmniej 8 znaków, w tym jedną wielką i małą literę oraz cyfrę.
Przydatne video dotyczące RODO. Wspólnie z Fundacją FORCE przygotowaliśmy serię webinarów pt. „RODO to nie koniec świata!”
Część pierwsza:
Część druga
Część trzecia
