Koniec z drukowaniem, skanowaniem i pilnowaniem podpisów. Poznaj Obieg dokumentów w SARE

Dokument został wysłany, ale nie wiadomo, czy odbiorca go otworzył. Pracownik miał potwierdzić zapoznanie się z procedurą, jednak wiadomość zaginęła w skrzynce. Klient zaakceptował warunki współpracy, ale potwierdzenie trzeba jeszcze ręcznie odnaleźć, pobrać i przekazać do odpowiedniego działu.

Takie sytuacje pojawiają się wszędzie tam, gdzie dokument musi przejść przez jedną lub kilka osób, zostać zaakceptowany, podpisany albo po prostu skutecznie doręczony. Obieg dokumentów w SARE pozwala przenieść cały ten proces do środowiska online. Od teraz możesz wysłać dokument PDF do wskazanych odbiorców, określić sposób dostępu i zatwierdzenia, a następnie śledzić kolejne etapy realizacji. I wszystko to bez drukowania, bez skanowania i bez ręcznego sprawdzania, kto już odpowiedział, a kto nadal czeka.

Czym jest Obieg dokumentów w SARE?

Obieg dokumentów to moduł systemu SARE przeznaczony do elektronicznego doręczania, weryfikowania, zatwierdzania i podpisywania dokumentów PDF. Proces może obejmować jednego lub wielu odbiorców. Każdy z nich otrzymuje indywidualny link do dokumentu, a następnie wykonuje działanie określone przez inicjatora, na przykład:

• otwiera dokument,
• potwierdza zapoznanie się z jego treścią,
• akceptuje go przyciskiem,
• podaje kod PIN,
• składa graficzny podpis odręczny,
• przechodzi weryfikację PIN-em i składa podpis.

System rejestruje kolejne zdarzenia i pozwala na bieżąco monitorować status procesu. Dzięki integracji z pozostałymi funkcjami SARE dokument może być częścią szerszego scenariusza komunikacji wykorzystującego między innymi e-mail, SMS, czy komunikację RCS.

Zainteresowało Cię to rozwiązanie? Chętnie odpowiemy na wszystkie pytania!

Porozmawiajmy

Jak wygląda proces z perspektywy odbiorcy?

Dla odbiorcy cały proces jest prosty i nie wymaga instalowania dodatkowego oprogramowania. Flow jest następujące:

1. Odbiorca otrzymuje wiadomość z linkiem do dokumentu.
2. Otwiera link na komputerze, telefonie lub tablecie.
3. Jeżeli proces tego wymaga, podaje kod PIN.
4. Zapoznaje się z dokumentem.
5. Potwierdza dokument lub składa podpis.
6. System zapisuje wykonaną czynność i aktualizuje status procesu.

Podpis odręczny można złożyć myszką lub na touchpadzie, a na urządzeniu mobilnym — palcem albo rysikiem. Dzięki temu dokument może zostać obsłużony także przez osobę, która w danym momencie nie ma dostępu do komputera.

Jeden dokument, różne poziomy potwierdzenia

Nie każdy proces wymaga takiego samego poziomu zabezpieczenia. Potwierdzenie przeczytania instrukcji wewnętrznej będzie wyglądało inaczej niż akceptacja dokumentu zawierającego dane poufne. Dlatego w Obiegu dokumentów można dobrać sposób finalizacji do charakteru sprawy. Poniżej znajdziesz dostępne opcje w systemie SARE:

1. Samo wyświetlenie

Otwarcie i wyświetlenie dokumentu jest traktowane jako wykonanie kroku. Ten wariant może sprawdzić się przy prostych komunikatach, instrukcjach lub materiałach, w przypadku których organizacji zależy przede wszystkim na udokumentowaniu doręczenia.

2. Potwierdzenie przyciskiem

Odbiorca zatwierdza dokument, klikając przycisk, na przykład „Akceptuję”, „Potwierdzam” lub „Zapoznałem się”. To dobre rozwiązanie dla regulaminów, procedur wewnętrznych i potwierdzeń odbioru.

3. Weryfikacja PIN-em

Kod PIN może zabezpieczać dostęp do dokumentu lub służyć do zatwierdzenia określonego kroku. Wariant ten warto rozważyć w przypadku dokumentów zawierających informacje poufne lub dane osobowe.

4. Podpis odręczny

Odbiorca składa graficzny podpis bezpośrednio na ekranie urządzenia. Może zrobić to na komputerze, telefonie lub tablecie.

5. PIN i podpis odręczny

Połączenie weryfikacji kodem PIN z podpisem odręcznym zapewnia najwyższy poziom autoryzacji dostępny w ramach opisanych wariantów modułu.

Gdzie Obieg dokumentów może znaleźć zastosowanie?

Funkcja może wspierać zarówno procesy wewnętrzne, jak i dokumenty przekazywane klientom, partnerom, pracownikom czy członkom organizacji.

HR i kadry

W procesach kadrowych regularnie pojawiają się dokumenty, które trzeba przekazać pracownikowi, zebrać potwierdzenie albo zachować informację o dacie wykonania czynności. Obieg dokumentów może wspierać między innymi:

• onboarding nowych pracowników,
• przekazywanie regulaminów i procedur,
• potwierdzanie zapoznania się z politykami wewnętrznymi,
• obsługę oświadczeń pracowniczych,
• przekazywanie skierowań i dokumentów organizacyjnych,
• zbieranie podpisów od pracowników zdalnych i terenowych.

Compliance i bezpieczeństwo

W obszarze compliance ważne jest nie tylko przekazanie dokumentu, ale również możliwość wykazania, kto, kiedy i w jaki sposób wykonał określone działanie. Przykładem może być potwierdzanie:

• polityk bezpieczeństwa,
• procedur ochrony danych,
• kodeksów postępowania,
• oświadczeń dotyczących konfliktu interesów,
• aktualizacji regulaminów,
• obowiązkowych instrukcji.

Administracja

W działach administracyjnych rozwiązanie może uporządkować obsługę dokumentów przekazywanych pomiędzy pracownikami, jednostkami organizacyjnymi, partnerami lub członkami organizacji. Może to dotyczyć potwierdzeń odbioru, wniosków, zgód, decyzji, instrukcji oraz dokumentów wymagających kilku etapów akceptacji.

Sprzedaż B2B

W relacjach biznesowych dokument często przechodzi przez kilka osób: handlowca, klienta, dział prawny, osobę odpowiedzialną za zakup, a czasem także zarząd. Obieg dokumentów może pomóc w obsłudze:

• ofert i warunków handlowych,
• zamówień,
• aneksów,
• potwierdzeń zakresu współpracy,
• oświadczeń klientów,
• dokumentów wymagających zatwierdzenia przez kilka osób.

Placówki medyczne i organizacje usługowe

Rozwiązanie może być wykorzystane również do przekazywania zgód, oświadczeń, skierowań i dokumentów wymagających dodatkowego zabezpieczenia dostępu. W przypadku procesów obejmujących dane szczególnej kategorii sposób wykorzystania modułu powinien zostać dopasowany do zasad ochrony danych obowiązujących w danej organizacji.

Codzienny obieg dokumentów – nie tylko umowy i formalne oświadczenia

Obieg dokumentów może przydać się również w codziennej pracy Twojej organizacji. Wiele wewnętrznych procesów nadal opiera się na przesyłaniu dokumentów e-mailem, ręcznym zbieraniu akceptacji i sprawdzaniu, kto już wykonał swój krok.

Moduł SARE może uporządkować między innymi:

Delegacje służbowe – pracownik przesyła dokument do przełożonego, następnie do działu administracji lub finansów. Dzięki trybowi sekwencyjnemu każda osoba wykonuje swój krok w ustalonej kolejności.

Akceptację kosztów i zakupów – wniosek zakupowy, koszt niestandardowy lub zamówienie może zostać przekazane do zatwierdzenia kierownikowi, działowi finansowemu i osobie odpowiedzialnej za realizację.

Protokoły przekazania i odbioru – potwierdzenie przekazania sprzętu, samochodu, telefonu, materiałów, dokumentacji lub wykonanej usługi może zostać zapisane wraz z datą, godziną i informacją o sposobie akceptacji.

Wnioski i zgody wewnętrzne – dotyczy to na przykład wniosków o dostęp do systemu, zgodę na pracę zdalną, wydanie sprzętu, udział w szkoleniu czy wykorzystanie materiałów firmowych.

Akceptację dokumentów projektowych – specyfikacja, harmonogram, zakres prac, protokół odbioru etapu lub zmiana w projekcie mogą zostać przekazane kilku osobom do zatwierdzenia.

Dokumenty administracyjne – obieg może obejmować notatki służbowe, decyzje wewnętrzne, pełnomocnictwa, protokoły, zgody na wykorzystanie zasobów oraz potwierdzenia wykonania określonej czynności.

Akceptację materiałów marketingowych i handlowych – oferta, cennik, regulamin promocji, projekt komunikacji lub materiał dla klienta może przejść przez osoby odpowiedzialne za sprzedaż, marketing, compliance i zarząd.

Uchwały i decyzje organów organizacji – rozwiązanie może wspierać obieg dokumentów pomiędzy członkami zarządu, komisji, stowarzyszenia, fundacji lub innego zespołu decyzyjnego.

Zainteresowało Cię to rozwiązanie? Chętnie odpowiemy na wszystkie pytania!

Porozmawiajmy

Sekwencyjnie czy równolegle?

Jeżeli dokument ma trafić do kilku uczestników, możesz dopasować sposób jego obsługi do przebiegu procesu.

W trybie sekwencyjnym kolejna osoba otrzymuje dokument dopiero po zakończeniu kroku przez poprzedniego uczestnika. Taki model sprawdzi się na przykład wtedy, gdy dokument powinien zostać najpierw zaakceptowany przez przełożonego, a dopiero później przekazany do klienta.

W trybie równoległym wszyscy odbiorcy otrzymują dokument w tym samym czasie i mogą realizować swoje działania niezależnie. Proces kończy się po wykonaniu wymaganych kroków przez wszystkich uczestników.

Czym jest Karta Podpisów?

Samo uzyskanie podpisu lub potwierdzenia to tylko część procesu. Równie ważna jest możliwość późniejszego sprawdzenia, jak przebiegała obsługa dokumentu.

Dlatego po zakończeniu procesu system generuje Kartę Podpisów, czyli część finalnego dokumentu zawierającą zapis śladu audytowego. W zależności od konfiguracji i wykonanych działań Karta Podpisów może prezentować między innymi:

• dane uczestnika procesu,
• datę i godzinę wykonania czynności,
• adres IP,
• sposób dostępu do dokumentu,
• wykorzystaną metodę autoryzacji,
• informację o wyświetleniu lub zatwierdzeniu dokumentu,
• graficzny podpis odręczny,
• chronologiczną historię zdarzeń.

Karta Podpisów pomaga odtworzyć przebieg procesu i sprawdzić, kto, kiedy oraz w jaki sposób wykonał dany krok. W dokumentacji rozwiązania została określona jako integralna część dokumentu generowana po zakończeniu procesu.

Kiedy warto wybrać pieczęć elektroniczną?

Pieczęć elektroniczna może zostać wykorzystana do potwierdzenia pochodzenia finalnego dokumentu oraz ochrony jego integralności. Możesz rozważyć jej zastosowanie wtedy, kiedy zależy Ci na wykazaniu, że dokument:

• został wygenerowany w ramach określonego procesu,
• pochodzi z systemu,
• zawiera informacje o przebiegu akceptacji,
• nie został zmieniony po zakończeniu obiegu.

Pieczęć może mieć znaczenie w procesach dotyczących dokumentów firmowych, oficjalnych oświadczeń, zgód, dokumentacji HR oraz materiałów, które mogą być później przedmiotem audytu, kontroli lub sporu.

Czy Obieg dokumentów zastępuje kwalifikowany podpis elektroniczny?

Nie. Obieg dokumentów wspiera procesy realizowane w formie dokumentowej, na przykład poprzez potwierdzenie przyciskiem, PIN-em lub graficznym podpisem odręcznym.

Nie oznacza to jednak, że każdy dokument można w ten sposób skutecznie zawrzeć lub podpisać. Jeżeli dla określonej czynności przepisy wymagają kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności, sposób realizacji procesu należy wcześniej zweryfikować z działem prawnym.

Rodzaj autoryzacji powinien być zawsze dobrany do charakteru dokumentu, ryzyka oraz wymagań prawnych dotyczących konkretnego procesu.

Najważniejsze korzyści dla organizacji

Obieg dokumentów pomaga przede wszystkim ograniczyć pracę wykonywaną ręcznie.

Zamiast przesyłać pliki pomiędzy uczestnikami, sprawdzać skrzynki, przypominać o podpisie i porządkować kolejne wersje dokumentu, organizacja może zarządzać procesem w jednym miejscu.

W efekcie zyskujesz:

1. Szybsze domykanie procesów – dokument trafia bezpośrednio do właściwego odbiorcy, a kolejne kroki mogą uruchamiać się automatycznie.
2. Widoczność aktualnego statusu – inicjator wie, czy dokument został wysłany, otwarty, zatwierdzony, odrzucony, wycofany albo czy jego ważność wygasła.
3. Dopasowanie poziomu zabezpieczeń – sposób dostępu i finalizacji można dostosować do konkretnego rodzaju dokumentu.
4. Obsługę urządzeń mobilnych – odbiorca może wykonać wymagane działanie bez dostępu do komputera.
5. Ślad audytowy – system rejestruje kolejne zdarzenia, co ułatwia późniejszą weryfikację przebiegu procesu.
6. Możliwość integracji – API i webhooki pozwalają połączyć moduł z systemami klienta oraz automatycznie przekazywać informacje o statusach.

Mniej papieru, więcej kontroli nad procesem

Elektroniczny obieg dokumentów nie sprowadza się wyłącznie do zastąpienia kartki plikiem PDF. Największą wartością jest uporządkowanie całego procesu: od przygotowania dokumentu, przez jego dostarczenie i autoryzację, aż po zapisanie informacji o wykonanych czynnościach. Dzięki temu możesz szybciej obsługiwać dokumenty, ograniczyć liczbę ręcznych zadań i zyskać lepszą kontrolę nad sprawami, które wcześniej wymagały wielu wiadomości, przypomnień i arkuszy kontrolnych.

Sprawdź, jak Obieg dokumentów może działać w Twojej organizacji

Chcesz zobaczyć przykładowy proces i dobrać odpowiedni wariant autoryzacji?

Skontaktuj się z zespołem SARE via [email protected] lub spotkajmy się:

Porozmawiajmy

Pomożemy przeanalizować proces, dobrać sposób potwierdzenia i określić, które dokumenty warto przenieść do obiegu online.