„Kwarantanna” w email marketingu? Skuteczna komunikacja i wyższa dostarczalność

Jako marketer dokładasz wszelkich starań, aby każda kampania mailingowa trafiła prosto do skrzynek jej odbiorców. Szczególnie dziś, kiedy coraz trudniej złapać jego uwagę. Chcesz, aby wszystko było perfekcyjne: kreacja dopięta na ostatni guzik, CTA zachęcające do klikania, a grupa docelowa dokładnie wyselekcjonowana. Planujesz wysyłkę, klikasz „Wyślij” i patrzysz na to co dzieje się w raporcie… I pewnie nie raz spotkała Cię sytuacja, w której Twoje wiadomości zamiast w odbiorczej, lub chociaż w “Ofertach” lądują w spamie, albo nie docierają w ogóle. Co mogło pójść aż tak bardzo nie tak?

Prawdopodobnie masz problem z higieną bazy mailingowej. Dlatego, jeśli zależy Ci na skuteczności – musisz nią smartnie zarządzać. W SARE posiadamy rozwiązanie, które wysyła nieaktywne adresy ma kwarantannę! „Kwarantanna” to mechanizm, który sprawi, że Twoje maile mają większe szanse na dotarcie do odbiorców. Jak działa? Jakie korzyści przynosi? Czy powinieneś go wdrożyć? Sprawdźmy!

Co to jest „Kwarantanna” w email marketingu?

„Kwarantanna” w systemie SARE to automatyczny mechanizm zarządzania zwrotami w komunikacji mailingowej. Jego główne zadanie to czasowe blokowanie adresów email, które generują zwroty (bounces).

W praktyce oznacza to, że jeśli dany adres nie odbiera Twoich wiadomości, trafia na „odpoczynek” – jest wyłączany z wysyłek na określony czas. Po wybranym okresie system sprawdza, czy problem nadal występuje. Jeśli tak – adres zostaje zablokowany na stałe. Jeśli nie – wraca do komunikacji.

Dlaczego higiena bazy mailingowej jest kluczowa?

W dobie cookieless i rosnącej ochrony użytkowników online, podczas rozmów z klientami zwykliśmy mówić, że ich baza kontaktów (owned media) to prawdziwy skarb. A żeby ten kapitał monetyzować, w bazie powinny znajdować się tylko wartościowe adresy. Jeśli wśród nich znajdą się nieaktywni odbiorcy, to mogą przysporzyć Ci problemów, na przykład takich:

• spadek dostarczalności – jeśli regularnie wysyłasz wiadomości na błędne lub nieaktywne adresy, providerzy poczty (np. Gmail, Outlook, Yahoo) mogą uznać Cię za nadawcę o niskiej jakości i automatycznie obniżyć Twoją dostarczalność. W efekcie Twoje maile zaczną częściej wpadać do spamu lub w ogóle nie będą docierać do odbiorców.
• gorsze wyniki kampanii – wysoki współczynnik zwrotów negatywnie wpływa na wskaźniki otwarć (OR – Open Rate) i kliknięć (CTR – Click Through Rate). Wysyłasz więcej, ale efektywność spada. To sygnał, że w Twojej bazie znajdują się adresy, które już dawno powinny zostać usunięte.
• spadek reputacji nadawcy – dostawcy poczty przyznają każdemu nadawcy określoną reputację. Im częściej Twoje emaile generują zwroty lub trafiają do spamu, tym niższa ocena Twojej domeny. W efekcie nawet poprawne adresy mogą mieć problem z odbieraniem Twoich wiadomości.
• straty finansowe – jeśli płacisz za wysyłkę maili, każda wiadomość wysłana na błędny adres to po prostu strata pieniędzy. Nie ma sensu utrzymywać w bazie kontaktów, które nie generują żadnej wartości.

Jak działa „Kwarantanna” w SARE?

Wychodząc naprzeciw tym problemom, w systemie SARE wdrożyliśmy rozwiązanie  „Kwarantanny”, aby automatycznie dbać o jakość Twojej bazy i reputację nadawcy. W 4 prostych krokach procesy wygląda tak:

1. Analiza zwrotów

System monitoruje wysyłki i identyfikuje kody zwrotów (np. „nieistniejąca domena”, „skrzynka pocztowa pełna”, „nieznany adres e-mail”). Jeśli dany adres generuje zwrot, zaczyna trafia na obserwację.

2. Czasowa blokada

Gdy adres odnotuje określoną liczbę zwrotów (np. 2 razy), trafia na kwarantannę na 30 lub 60 dni. W tym czasie system nie będzie wysyłać do niego żadnych wiadomości, co pozwala uniknąć kolejnych błędów i negatywnego wpływu na reputację nadawcy.

3. Powrót lub blokada na stałe

Po wybranym okresie kwarantanny system ponownie sprawdza adres. Jeśli problem nadal występuje – zostaje on trwale zablokowany i usunięty z komunikacji. Jeśli nie – wraca do bazy aktywnych kontaktów i może ponownie otrzymywać wiadomości.

4. Wyjątek: aktywność odbiorcy

Jeśli adres początkowo miał zwrot, ale później użytkownik otworzył maila lub kliknął w link, system kasuje jego „punkty karne” i pozwala mu dalej odbierać wiadomości. Dzięki temu nie blokujesz przypadkowo aktywnych subskrybentów.

Jakie korzyści daje „Kwarantanna”?

Mechanizmy „Kwarantanny” pomaga w wielu obszarach zarządzania komunikacją w email marketingu. Poznaj najważniejsze z nich:

Większa skuteczność kampanii – dzięki eliminacji nieaktywnych adresów Twoje wskaźniki OR i CTR rosną. Wysyłasz mniej, ale bardziej precyzyjnie – a to oznacza lepsze efekty i większy zwrot z inwestycji.

Lepsza dostarczalność – Twoje wiadomości trafiają do realnych użytkowników, zamiast marnować się na nieistniejących skrzynkach.
Mniejsza liczba zwrotów = wyższa ocena Twojej domeny i lepsza dostarczalność.

Wyższa reputacja nadawcy – dbając o higienę bazy, budujesz solidną reputację nadawcy, co przekłada się na lepsze relacje z providerami poczty i większą pewność, że Twoje wiadomości trafią tam, gdzie powinny.

Mniej problemów technicznych – algorytmy antyspamowe mogą blokować nadawców z dużą liczbą zwrotów. Dzięki „Kwarantannie” unikasz tego ryzyka i zapewniasz sobie stabilność działania kampanii.

Oszczędność budżetu – nie płacisz za wysyłki do nieaktywnych adresów. Każdy wysłany email ma realną szansę na konwersję, co oznacza lepszą efektywność kosztową Twoich działań.

W jakich branżach „Kwarantanna” sprawdzi się najlepiej?

Dostarczalność wiadomości e-mail jest kluczowa w każdej branży, ale są sektory, w których ma ona absolutnie krytyczne znaczenie. W tych przypadkach każdy niedostarczony e-mail może oznaczać stratę klienta, ryzyko finansowe lub nawet problemy prawne.

Bankowość i finanse – instytucje bankowe regularnie wysyłają powiadomienia transakcyjne, informacje o zmianach w regulaminach czy oferty kredytowe. Niedostarczenie tych wiadomości może oznaczać poważne konsekwencje dla klientów.

Ubezpieczenia – powiadomienia o terminach płatności, wznowieniach polis czy zmianach w warunkach ubezpieczenia muszą trafiać do odbiorców bezbłędnie. Brak aktualnych danych może skutkować nieważnością polisy.

Opieka zdrowotna i medycyna – szpitale, przychodnie i firmy farmaceutyczne często komunikują się z pacjentami za pomocą e-maili (np. przypomnienia o wizytach, wyniki badań, alerty zdrowotne). Niedostarczone wiadomości mogą prowadzić do realnych zagrożeń dla zdrowia.

Marketing i media – newslettery, kampanie lead nurturingowe czy powiadomienia o premierach produktów muszą trafiać do subskrybentów. Wysoka liczba zwrotów osłabia efektywność kampanii i może doprowadzić do blokady domeny nadawcy.

Edukacja i szkolenia – uczelnie, platformy e-learningowe i organizatorzy kursów wysyłają kluczowe informacje dotyczące terminów zajęć, materiałów szkoleniowych czy egzaminów. Brak skutecznej dostarczalności to problem zarówno dla uczniów, jak i instytucji edukacyjnych.

E-commerce i retail – potwierdzenia zamówień, informacje o statusie przesyłki i kody rabatowe to kluczowe wiadomości dla klientów sklepów internetowych. Brak ich dostarczenia może prowadzić do frustracji użytkowników i spadku sprzedaży.

Podsumowując – każda firma prowadząca aktywną komunikację e-mailową skorzysta na wdrożeniu „Kwarantanny”. Jednak jeśli działasz w sektorze, gdzie niedostarczenie wiadomości może oznaczać utratę klienta, problemy prawne lub finansowe, funkcja ta powinna być dla Ciebie priorytetem.

„Kwarantanna” w SARE – dlaczego warto?

Jeśli chcesz zadbać o efektywność kampanii malingowych – warto! 

Dodatkowo, masz pełną swobodę w zarządzaniu mechanizmem kwarantanny. Domyślnie mechanizm jest aktywny, ale możesz go dostosować do swoich potrzeb.

Możesz samodzielnie konfigurować:
– czas blokady (np. 30, 60 dni).
– liczbę zwrotów wymaganych do zablokowania adresu.
– indywidualne kody zwrotów (np. jeśli chcesz ignorować pewne błędy).

System daje Ci pełną kontrolę nad tym, które adresy trafiają do kwarantanny i na jak długo.

Przetestuj system SARE przez 30 dni za darmo i sprawdź możliwości naszego systemu do email marketingu. Zarejestruj się teraz lub skontaktuj się z nami przez stronę internetową – nasi eksperci pomogą Ci zoptymalizować Twoją komunikację!