Spis treści
Nowa sytuacja związana z koronawirusem przyspieszyła trend widoczny w zatrudnieniu od wielu lat, czyli popularność pracy zdalnej. Firmy, które już wcześniej korzystały z takiego rozwiązania, mają ułatwione zadanie. Część przedsiębiorców musi się mierzyć ze zmianami i wdrażać nowe rozwiązania. Praca zdalna części pracowników czy wszystkich rodzi nowe wyzwania technologiczne, organizacyjne oraz komunikacyjne. Podpowiadamy, jak usprawnić komunikację w firmie z systemem SARE.
Segmentacja bazy
Segmentacja naszej bazy kontaktów w przedsiębiorstwie to podstawowe zadanie dla skutecznej komunikacji z poszczególnymi działami i ich menagerami. Przejrzysty podział umożliwia kierowanie spersonalizowanych komunikatów do każdego pracownika. Dobieranie konkretnych informacji do profili odbiorców pozwala kontrolować przepływ informacji w firmie.
Segmentacja bazy naszych pracowników będzie nieco inna niż klientów. Tutaj mniejszą rolę będzie odgrywać wiek czy płeć, ale niezmiernie ważne będzie miejsce pracownika w organizacji.
Komunikacja podczas pracy zdalnej
System SARE umożliwia realizację przydatnych rodzajów wysyłek. Możemy tworzyć jednorazowe komunikaty lub zaplanować wysyłki cykliczne. Które będą skuteczniejsze? Wszystko zależy od ich wykorzystania. Cykliczne wysyłki doskonale sprawdzą się w motywowaniu czy szkoleniu naszych pracowników, natomiast jednorazowe mailingi podczas pracy zdalnej pozwolą dzielić się aktualnościami. Każda wysyłka może posiadać adres zwrotny, na jaki odbiorca może wysłać odpowiedź, więc jest to skuteczne narzędzie komunikacji dwustronnej.
Nowe zadania firmowego newslettera
W tym wymagającym czasie rośnie rola firmowego newslettera. Regularny kontakt ze strony firmy, znana formuła i czas otrzymywania newslettera oraz znajome treści to coś, na co pracownik zdalny czeka jeszcze bardziej niż do tej pory. Firmowy newsletter to narzędzie do budowania relacji. Pracownicy dowiadują się z niego, co dzieje się w firmie, mogą wspólnie świętować sukcesy i mobilizować się do osiągania lepszych efektów. Newsletter ma służyć temu, by praca zdalna nie wykluczała z firmowej wspólnoty. Jak go urozmaicić? Ciekawy content może wzbogacić krótkie wideo, które zamieścimy bezpośrednio w wiadomości. Praca zdalna nie wyklucza organizacji konkursów czy nietypowych wyzwań możliwych do wykonania w domu.
Obraz 1. Szablon newslettera firmowego dostępny w systemie SARE.
Źródło: materiały SAREsystem
Praca zdalna a firmowe wydarzenia i spotkania
To nie czas na firmowe wydarzenia czy spotkania. Jak system SARE wspiera ich organizację online? Przy każdej wysyłce możemy dodać zaproszenie na wydarzenie organizowane zdalnie. Takie zaproszenie odczytane zostanie przez program pocztowy odbiorcy i pozwoli na utworzenie eventu w jego kalendarzu. W zależności od wagi planowanego spotkania możemy dodatkowo wysłać wiadomość SMS z przypomnieniem, że wydarzenie wkrótce się rozpocznie. Korzystanie z takich spotkań online również pozwala budować większe poczucie wspólnoty. To doskonała okazja, by zaprosić działy na szkolenia, które krok po kroku będą zwiększać ich kompetencje. Dzięki narzędziom e-mail marketingu bez problemu roześlemy naszym pracownikom odpowiednie materiały szkoleniowe.
Wykorzystanie ankiet
Wykorzystanie badań ankietowych opisywaliśmy szczegółowo w artykule Przykład ankiety — jak wykorzystać moc badań? Ankieta może mieć nowe zastosowanie w dobie pracy zdalnej. Pozwala ona poznać zdanie pracowników i wspólnie poprawiać różnorodne aspekty organizacji. Jak jednak stworzyć ankietę, którą chętnie wypełnianą pracownicy firmy? Najlepszymi motywatorami są w tym przypadku: nagroda, ściśle określony czas, jasno przedstawiony i konkretny cel. Badanie urozmaicą różnego typu pytania otwarte i zamknięte. Sytem SARE w jednym miejscu zbierze dla nas wyniki ankiety. Raport poinformuje nas o dacie jej publikacji i zakończenia czy liczbie wszystkich wypełnionych formularzy. Znajdziemy w nim również wykresy ilustrujące zebrane dane. To kolejne narzędzie, jakie pomoże nam jeszcze lepiej zorganizować pracę zdalną w naszej firmie.
Obrazek 2. Przykład ankiety stworzonej w systemie SARE. Źródło: materiały SAREsystem.
