Jak przygotować mailing

W tym miejscu programu można stworzyć nowy newsletter. Aby tego dokonać należy wybrać jedną z poniższych możliwości:

Import pliku .zip

System pozwala na zaimportowanie gotowej „paczki” w formie plików skompresowanych za pomocą archiwizatora ZIP, zawierającej newsletter w formacie HTML wraz z grafikami. Aby zaimportować gotowy newsletter należy skorzystać z opcji Dodaj plik zip – zawierający spakowany newsletter oraz kliknąć przycisk przeglądaj, wówczas otwiera się okno wybieranie pliku (zasada tutaj obowiązująca jest identyczna jak w przypadku dołączania plików do e-maili w programach pocztowych – np. Outlook). Następnie trzeba zaznaczyć plik, który ma być pobrany oraz kliknąć przycisk otwórz (ścieżka dostępu do tego pliku powinna się pojawić w oknie znajdującym się tuż obok przycisku przeglądaj). Jeżeli paczka zawiera również wersję tekstową newslettera, konieczne może być wskazanie kodowania użytego do przygotowania tej wersji. W przypadku wyłącznie wersji HTML detekcja nastąpi automatycznie. Następnie należy kliknąć przycisk importuj.

Po komendzie importuj program sprawdza, czy plik .zip nie zawiera niedozwolonych plików, czyli plików nie spełniających wymagań systemu.
Jeżeli dołączony plik zip NIE ZAWIERA niedozwolonych plików, wówczas system wyświetla informację nie stwierdzono niedozwolonych plików i newsletter został prawidłowo zaimportowany. Pojawiają się wówczas dwie możliwości do wyboru:
edycja newslettera –  po jego wybraniu importowany mail otworzy się w edytorze w systemie;
zapis newslettera – umożliwi pominięcie modułu edycji oraz zapisanie wiadomości w plikach gotowych do wysłania. Warunkiem koniecznym jest wcześniejsze zamieszczenie stopki rezygnacji w importowanym pliku.

Jeżeli dołączony plik zip ZAWIERA niedozwolone pliki, wówczas wyświetli się lista wykrytych niedozwolonych plików. W takim przypadku należy poprawnie przygotować plik .zip do pobrania i powtórzyć całą operację.

Specyfikacja pliku .zip

Wytyczne dla przygotowania pliku .zip:

nazwa pliku .zip złożona wyłącznie z liter (bez polskich znaków), cyfr lub znaku ”_”
– plik zawierający wersję HTML nazywa się index.html lub index.htm (wielkość liter ma znaczenie)
plik index.html nie znajduje się w żadnym katalogu
– jeżeli newsletter oprócz wersji HTML posiada wersję tekstową, plik zawierający tę wersję nazywa się index.txt
– wszystkie dołączane pliki do wersji HTML newslettera (np. grafiki) mogą znajdować się w innym folderze
– grafiki użyte w newsletterze mogą mieć tylko następujące rozszerzenia: .jpg, .jpeg, .gif, .png (rozszerzenia plików pisane małymi literami)

Import pliku .html z adresu URL

Aby pobrać newsletter ze strony www, należy podać adres URL, z którego będzie pobierany plik. Pojawiają się tutaj jeszcze dwie opcje do wyboru:
próbuj naprawić względne odnośniki –  zaznaczenie tej opcji w wielu przypadkach pozwala „naprawić” stronę przed wysyłką, jeżeli zawiera względne odnośniki zamiast bezwzględnych.
wymagaj znacznika <SARE/> w kodzie strony –  zamieszczenie w kodzie strony znaczników <sare/> pozwoli uniknąć wysyłania niewłaściwej strony, która pojawiłaby się np. podczas przerwy konserwacyjnej serwera www. Znacznik najlepiej zamieścić na samym końcu strony (np. przed </body>)

Po wybraniu przycisku importuj pojawią się dwie możliwości do wyboru:
edycja newslettera –  po jego wybraniu importowany mail otworzy się w edytorze w systemie;
zapis newslettera – umożliwi pominięcie modułu edycji oraz zapisanie wiadomości w plikach gotowych do wysłania. Warunkiem koniecznym jest wcześniejsze zamieszczenie stopki rezygnacji w importowanym pliku.

Pobierając newsletter, należy pamiętać o przestrzeganiu następujących zasad:
– podać pełną ścieżkę do pobieranego newslettera, np.: http://www.sare.pl/newsletter/index.html
– newsletter nie powinien zawierać kodu JavaScript
– newsletter nie powinien zawierać odwołań do plików swf (flashy)
– odwołania do plików graficznych powinny zawierać pełną ścieżkę dostępu (http://www…)

W celu przygotowania poprawnego pliku HTML należy zapoznać się dokumentacją techniczną przygotowania kodu html.

Skorzystanie z przygotowanych szablonów
Aby stworzyć newsletter, należy wybrać jeden z dostępnych szablonów – po jego wybraniu otwiera się okno edycji (tzw. edytor) składające się z dwóch części. W pierwszej części nazwanej treść newslettera – HTML umieszczony zostaje wybrany szablon newslettera. Druga część nazwana treść newslettera – txt służy przygotowaniu wersji tekstowej newslettera (wersja tekstowa nie zawiera formatowania HTML, elementów graficznych, jest poprawnie wyświetlana we wszystkich programach pocztowych, także w tych, które nie potrafią poprawnie wyświetlić wersji HTML, np. programy konsolowe systemu LINUX). Należy pamiętać o wprowadzeniu w obu wersjach stopek umożliwiających wypisanie się z wysyłanego newslettera.

Stworzenie własnego newslettera

Aby stworzyć własny newsletter, należy skorzystać z edytorów SARE (edytor standardowy lub drag&drop) lub z gotowych szablonów (należy w sekcji Wybierz szablon newslettera i kliknąć zobacz galerię). Pojawi się informacja systemowa mówiąca o tym, iż zawartość katalogu roboczego zostanie nadpisana, wówczas należy kliknąć przycisk OK. Trzeba jednak pamiętać, iż niezapisana wcześniej wersja wiadomości roboczej zostanie bezpowrotnie utracona. Po wyborze jednej z opcji – otwiera się okno edycji składające się z dwóch części. W pierwszej z nich nazwanej treść newslettera – HTML użytkownik tworzy newsletter w formacie HTML. Druga część nazwana treść newslettera – txt służy przygotowaniu wersji tekstowej newslettera.

Budowę każdej wiadomości warto rozpocząć od stworzenia jej szkieletu, który jest oparty na tabelach. W tym celu należy kliknąć w przycisk Wstaw nową tabelę (ikona znajduje się w środkowym rzędzie paska narzędzi) i ustawić interesującą liczbę wierszy oraz kolumn. Następnie zdefiniować parametry cellpadding oraz cellspacing, które determinują zmianę szerokości marginesów od krawędzi komórki oraz szerokość jej obramowania (zalecana wartość parametrów wynosi zero), a także wyrównanie tabeli i jej szerokość (optymalna szerokość newslettera powinna mieścić się w granicy 600-700 pikseli). Jeśli ramka tabeli powinna być niewidoczna parametr ramka powinien zostać ustawiony na zero.

W opcjach zaawansowanych istnieje możliwość zdefiniowana koloru ramki oraz tła tabeli.

W celu scalenia wybranych komórek należy ustawić kursor w pierwszym scalanym wierszu/kolumnie w tabeli a następnie kliknąć przycisk połącz komórki. Aby ponownie rozbić scalone komórki warto skorzystać z przycisku podziel połączone komórki.

Tworząc newsletter istnieje także możliwość dodania oraz usunięcia wybranych wierszy lub kolumn. Chcąc wykorzystać powyższą funkcję warto skorzystać z przycisków wstaw nowy wiersz przed, wstaw nowy wiersz po, usuń wiersz oraz wstaw kolumnę przed, wstaw kolumnę po a także usuń kolumnę (wszystkie wymienione ikony znajdują się w środkowym rzędzie paska narzędzi).

W celu edycji parametrów poszczególnych komórek należy kliknąć ikonę właściwości komórki lub właściwości wiersza, która umożliwia dokonanie edycji całego wiersza wstawionej tabeli.

Każda wysyłana przez system SARE wiadomość powinna zawierać stopkę umożliwiającą rezygnację z dalszego otrzymywania newsletterów – jest to działanie narzucone przez ustawodawstwo. W celu jej umieszczenia należy kliknąć w komórce, w której powinna ona zostać zamieszczona oraz z listy rozwijanej stopki SARE wybrać pozycję Stopka rezygnacji.

Stopka rezygnacji z formularzem jest bardziej rozbudowanym narzędziem służący subskrybentowi do zrezygnowania z dalszej subskrypcji. Odbiorca maila może wpisać powód swojej rezygnacji, a to pozwoli na ich analizę. Treść formularza może być definiowana w menu Preferencje -> Komunikaty subskrypcji.

System SARE umożliwia dodanie Stopki podglądu WWW, dzięki któremu użytkownik, któremu nie wyświetli się poprawnie wiadomość będzie miał możliwość odczytania jej w pełnej wersji za pomocą przeglądarki internetowej. W celu jej umieszczenia należy kliknąć w komórce (wierszu), w której powinna zostać zamieszczona oraz wybrać z listy rozwijanej Stopki SARE pozycję Stopka podglądu WWW.

Subskrybent może mieć również możliwość edycji swoich danych zapisanych w bazie umieszczonej w systemie SARE. W tym celu w treści wiadomości należy z listy rozwijanej Stopki SARE wybrać Stopka edycji profilu. Użyteczność ta musi jednak zostać wcześniej włączona w Preferencje -> wyświetlanie danych.

W celu edycji podstawowych właściwości przygotowywanego newslettera należy kliknąć znajdującą się w prawym górnym roku edytora ikonkę właściwości dokumentu. W nowo-otwartym oknie istnieje możliwość wpisania tytułu strony, który wyświetli się w przeglądarce internetowej podczas oglądania wiadomości w trybie WWW.

Zakładka Wygląd pozwala zdefiniować szereg innych ustawień:
– Obrazek tła
– Kolor tła
– Marginesy strony
– Arkusze i właściwości stylów

Aby zamieścić w newsletterze treść przygotowaną wcześniej w edytorze tekstowym warto wykorzystać funkcje wklej z worda.

W celu dodania obrazka do maila należy kliknąć w ikonę wstaw edytuj obraz (ikona znajduje się w trzecim rzędzie paska narzędzi), a następnie wskazać ścieżkę dostępu do przygotowanego wcześniej pliku lub kliknąć ikonę przeglądaj (znajdującą się na końcu linii polecania URL obrazka) i wgrać wybrane pliki z komputera na serwer. Po kliknięciu przycisku przeglądaj otworzy się okno o nazwie menadżer plików.  W tym miejscu można umieścić nowe grafiki bądź wybrać już zaimportowane. W celu wgrania nowego obrazka należy kliknąć dodaj a następnie z nowego okna wybierz pliki i wskazać, która grafika powinna zostać zaimportowana do systemu. Po wybraniu odpowiedniego obrazka należy kliknąć wyślij na serwer a następnie zaznaczyć wybraną oraz kliknąć przycisk wstaw znajdujący się z lewej strony w oknie menadżer plików. Po kliknięciu system wróci do pierwszego kroku dodawania grafiki, gdzie można uzupełnić pozostałe dane dotyczące grafiki takie jak: opis obrazka oraz tytuł. W zakładce wygląd można zmienić rozmiar grafiki, określić wyrównanie oraz odstępy pomiędzy grafiką a tekstem a także jej obramowanie.

Grafika dodawana do newslettera powinna być w formatach GIF, JPG, PNG.

W zakładce Wygląd istnieje możliwość ustawienia parametru wyrównanie co pozwala na określenie położenia grafiki względem tekstu. Następną pozycja w zakładce wygląd jest rozmiar,  który umożliwia zmianę rozmiarów wstawionej grafiki. Należy jednak pamiętać, że zmiana rozmiaru grafiki nie powoduje zmiany jej wagi. Jeśli wgrana grafika jest za ciężka w takim wypadku warto ją zmniejszyć na komputerze korzystając z programu graficznego oraz wgrać ponownie. Aby proporcje wgranego obrazka zostały zachowane trzeba pamiętać o zaznaczeniu opcji zachowaj proporcje.

Odstęp pionowy oraz odstęp poziomy pozwala na zdefiniowanie odległości położenia tekstu od wgranej grafiki. Wartość jest wyrażana w pikselach. Obramowanie  określa, czy dla wgranego właśnie obrazka należy ustawić ramkę.

W zakładce Zaawansowane istnieje możliwość ustawiania dodatkowych parametrów dla umieszczanej grafiki.

W celu zatwierdzenia wprowadzonych zmian należy kliknąć przycisk wstaw.  Jeśli wstawiony obraz ma być jednocześnie odnośnikiem do zewnętrznych zasobów sieci Internet należy go zaznaczyć oraz kliknąć ikonę wstaw edytuj obraz (znajduje się ona w trzecim rzędzie paska narzędzi, pierwsza z lewej). W nowo-otwartym oknie trzeba uzupełnić adres URL witryny, do której ma zostać ustawione przekierowanie oraz ustawić kilka dodatkowych parametrów. Ogólnie przyjętą regułą jest, iż w liście wyboru Cel należy ustawić Otwórz w nowym oknie. Opcja ta pozwoli na otworzenie zewnętrznego odnośnika w nowym oknie przeglądarki internetowej.
Dodatkowo każdy link można zatytułować oraz otagować go – dzięki czemu tworzone po wysyłce raporty kampanii będą bardziej czytelne.

Edytor umożliwia także na stworzenie menu, które będzie odwoływało się do konkretnych miejsc w ramach danej wiadomości. W tym celu można wstawić kotwicę w miejscu, do którego ma prowadzić odwołanie. Przed wybranym fragmentem newslettera należy umieścić kursor i z panelu edytora wybrać ikonę symbolizującą kotwicę. Następnie w nowo-otwartym oknie uzupełnić Nazwę zakotwiczenia oraz zatwierdzić wprowadzone zmiany.
Dodanie odnośnika do stworzonego wcześniej zakotwiczenia polega na utworzeniu hiperłącza, które zamiast linkować do adresu URL będzie przekierowywać do danej Nazwy zakotwiczenia. W tym celu należy zaznaczyć tekst lub grafikę, która ma być odnośnikiem oraz kliknąć ikonę  wstaw edytuj link. Ustaloną wcześniej Nazwę zakotwiczenia trzeba poprzedzić znakiem # i wpisać w pole Link URL.

System SARE pozwala umieścić w wysyłanych wiadomościach specjalnie przygotowany odnośnik, którego kliknięcie przez odbiorcę wiadomości umożliwi mu podesłanie newslettera swojemu znajomemu.

Po kliknięciu w ikonę poleć znajomemu (przycisk znajduje się w trzecim rzędzie paska narzędzi, trzeci z prawej) pojawi się nowo-otwarte okno, w którym istnieje możliwość ustawienia wszystkich potrzebnych informacji. W pierwszej kolejności należy wpisać tekst, który będzie inicjował działanie tego formularza.
Opcjonalnie można umieścić w nim również adresata maila, ale zaleca się pozostawienie tej części pustej – każdy użytkownik wpisze indywidualnie w puste pole adres swojego znajomego. Temat e-maila oraz jego treść są przykładowe i mogą zostać całkowicie dostosowane do potrzeb danego newslettera.
Formularz umieszczamy w serwisie poprzez kliknięcie przycisku Wstaw.

System SARE oferuje swoim użytkownikom tworzenie spersonalizowanych wiadomości, które najprościej mogą zostać zrealizowane poprzez wstawienie do treści newslettera wybranej wartości cechy adresowej.

W celu personalizacji wiadomości należy z listy rozwijanej Cechy adresu interesującą nas cechę. W ten sposób do budowanej wiadomości można wstawić kod rabatowy lub inna prostą personalizację. W celu zastosowania zaawansowanej personalizacji należy skorzystać z opcji SAREscript. Moduł ten pozwala m.in. na wprowadzenie personalizacji z odmiana imienia czy dynamicznej treści, która pozwala na uzależnienie treści maila od cech wprowadzonych w bazie. Przykład: wstawienie grafiki skierowanej tylko do kobiet, poprzez wstawienie reguły pokaż jeśli cecha płeć dla danego adresu e-mail jest równa K.

System SARE umożliwia również edytowanie różnych elementów umieszczonych w ramach danej wiadomości za pomocą styli CSS (ikona znajduje się w pierwszym rzędzie z prawej strony).
W pierwszej zakładce, która otwiera się w nowym oknie istnieje możliwość edycji różnego rodzaju parametrów formatowania tekstu. Można tutaj zdefiniować wzór czcionki (do wyboru kilka grup czcionek, ale można również wpisać własną grupę czcionek), rozmiar, styl, kolor oraz różnego rodzaju dekoracje.
Inną często wykorzystywaną przy tworzeniu newsletterów opcją opartą na stylach CSS jest wyrównywanie tekstu.
W zakładce Zablokuj można ustalić wartość Wyrównać tekst na justify – w ten sposób wprowadzony tekst będzie równomiernie rozłożony od lewej do prawej strony komórki.
Aby wprowadzone zmiany zaczęły działać należy kliknąć przycisk Zastosuj, a następnie Aktualizuj.

W celu analizy kodu HTML stworzonej wiadomości należy kliknąć w ikonę HTML znajdującą się w panelu edytora.
W nowo-otwartym oknie istnieje możliwość nie tylko podpatrzenia jak wygląda utworzony kod HTML, ale również wprowadzenia wszelkiego rodzaju poprawek.
Przed wprowadzaniem zmian warto jednak zapoznać się ze specyfikacją dostępną w systemie.

Ze względu na filtry antyspamowe stosowane przez popularne programy oraz serwery pocztowe zalecane jest dodawania części tekstowej do wysyłanych wiadomości nawet w przypadku, kiedy odbiorcy wyrazili chęć otrzymywania wiadomości w formacie HTML.

W celu dodania do wiadomości załącznika należy kliknąć w przycisk Dodaj nowy załącznik oraz wybrać interesujący plik z dysku twardego.
Powszechnie stosowanymi rozszerzeniami dla załączanych plików są formaty oferowane przez popularne programy biurowe.
Warto jednak pamiętać, iż wielkość załącznika dodatkowo obciąża transfer wysyłki, a jeśli będzie on zbyt duży to może zniechęcić odbiorcę do jego pobrania. Sugerowana waga załączników nie powinna przekroczyć 1MB.

Przygotowany newsletter można zapisać pod nową nazwą – w tym przypadku z listy rozwijanej należy wybrać nowy newsletter i kliknąć zapisz.
Jeśli przygotowana wiadomość powinna zostać zapisana pod istniejącą już nazwą wówczas z listy rozwijanej należy wybrać nazwę newslettera, pod którą ma zostać on zapisany.



Jak możemy Ci pomóc?