Import bazy
Jeżeli posiadamy wiele kodów dla jednego adresu e-mail, w pierwszej kolejności należy odpowiednio przygotować bazę w programie EXCEL.
Przygotowanie bazy w Excel
W zależności od Państwa potrzeb, kody rabatowe możemy przygotować w programie EXCEL na kilka sposób:
- jeżeli mamy kilka kodów dla jednego odbiorcy i chcemy, aby wszystkie wyświetlały się w jednej kolumnie (kolumna L „kody rabatowe luty”), należy każdy kod umieścić w osobnej kolumnie (tak jak jest to przedstawione na obrazku poniżej) oraz pozostawić jedną kolumnę na wynik obliczeń.
Baza przed obliczeniem za pomocą FUNKCJI w programie EXCEL (niebieską strzałką zaznaczone miejsce, gdzie wstawić odpowiednią funkcję)
W kolumnie „L” będzie wprowadzany wynik funkcji (którą wpisujemy w miejsce wskazane niebieską strzałką) tj. wszystkie kody przeznaczone dla jednego odbiorcy.
FUNKCJA:
Baza podczas zatwierdzenia funkcji (funkcję należy zatwierdzić ENTER’em i wtedy otrzymamy jej wynik).
Po wprowadzeniu funkcji, modyfikujemy ją tak, aby zostały obliczone pozostałe pozycje w kolumnie. Usuwamy z funkcji niepotrzebne komórki oraz sprawdzamy czy na końcu kodów nie pozostał zbędny przecinek.
Jeżeli mamy taką samą ilość kodów dla wszystkich adresów e-mail, wystarczy zaznaczyć pierwszą komórkę z wynikiem i przeciągnąć funkcję w dół.
Aby zachować wartości z komórki „L” bez funkcji należy wkleić wynik jako wartość. Zaznaczmy konkretny wynik w kolumnie „L”. Klikamy prawym przyciskiem myszki i wybieramy kopiuj. Następnie wklejamy wynik jako wartość. Poniżej przedstawiony schemat tej operacji:
Po wykonaniu tej operacji, możemy plik zachować jako CSV(rozdzielany przecinkami) i zaimportować do bazy w systemie SARE.
- jeżeli chcemy, aby kody, które posiadamy dla jednego odbiorcy w systemie SARE były w osobnych cechach, wystarczy stworzyć tyle kolumn w pliku EXCEL ile kodów jest przypisanych do danego odbiorcy. Przykład przygotowanego pliku poniżej:
Po przygotowaniu takiego plik, należy go zachować jako CSV (rozdzielony przecinkami) i zaimportować do bazy w systemie SARE.
Wprowadzenie odpowiedniej cechy do struktury bazy
Aby ustalić nową cechę, do której importowane będą dane (kody rabatowe) z pliku CSV, należy wejść w menu po lewej stronie PREFERENCJE->STRUKTURA BAZY (zaznaczone na żółto).
W zależności od Państwa preferencji, można stworzyć cechę w sekcji USTAWIENIA PODSTAWOWEJ STRUKTURY BAZY lub w USTAWIENIA ROZSZERZONEJ STRUKTURY BAZY.
- USTAWIENIA PODSTAWOWEJ STRUKTURY BAZY – należy wybrać odpowiedni numer cechy lub cech (jeżeli chcemy każdy kod przypisać do innej cechy), nadać nazwę i zapisać. Przy imporcie bazy, należy pamiętać nazwę tej cechy, aby dane zaimportowały się do odpowiedniej kolumny. Poniżej obrazek:
Czerwona linia oznacza sytuację w której chcą Państwo, aby każdy kod rabatowy miał swoją własną cechę.
Niebieska strzałka wskazuje na sytuację w której wszytkie kody zajdują się w jednej cesze.
- USTAWIENIA ROZSZERZONEJ STRUKTURY BAZY – należy kliknąć na DODAJ NOWĄ CECHĘ, nadać odpowiednią nazwę, wybrać typ (proszę wybrać TEKSTOWY) oraz odpowiednią liczbę znaków w kodzie (najlepiej obliczyć najdłuższy kod, którym dysponujemy). Po ustaleniu wszystkiego, klikamy DODAJ.
Analogicznie do tworzenia cech w USTAWIENIACH PODSTAWOWEJ STRUKTURY BAZY, tutaj także możemy stworzyć, wiele cech, do których będziemy importować dane kody. Wystarczy dodać kolejne cechy. Tak jak na przedstawionym obrazku:
Aby mieć pewność, że z kodem podczas wysyłki nic się nie stanie, zalecamy wprowadzenie większej liczby znaków, aby mieć 100% pewności, że zaimportowany kod wyjdzie w całości. Jest to szczególnie zalecanie, w sytuacji, kiedy nie wiemy, czy kody mają taką samą długość.
Np.: Przykładowy kod to:
POmk45UI79,LOJ458OPj1,KOGRU78449,kjfto78423,khfGHYT891,tdgbhj1564,gieeDRTI42,KJHRETGYI0,EGYUOPLKO2,ODRGTYHU09
Jest to 109 znaków ze spacjami. W cesze ustawiam liczbę znaków na 150, aby mieć nadwyżkę.
Import adresów e-mail z kodami do bazy
KROK 1 z 3
Z menu po lewej stronie wybieramy ADRESY -> IMPORTUJ ADRESY
Postępujemy dokładnie tak samo jak przy zwykłym imporcie bazy. Wybieramy odpowiedni plik i klikamy IMPORTUJ.
KROK 2 z 3
Na tym etapie wyświetlają się tabele z nazwami dostępnych kolumn w systemie oraz nazwami kolumn importowanego pliku. Należy przyporządkować odpowiednie pola w systemie do układu pól w pliku importowanym.
Zależy nam tylko na imporcie kolumny „e-mail” oraz „kody rabatowe luty”. Aby wykluczyć import pozostałych danych, należy w kolumnie ZAIMPORTUJ DO CECHY w odpowiednim miejscu użyć opisu: xx_ignoruj_xx. Taka struktura jest przedstawiona na poniższym rysunku:
Jeżeli chcemy, aby kody były w osobnych cechach należy przyporządkować dane w następujący sposób:
Gdy przyporządkujemy odpowiednie nazwy cech do odpowiednich danych, klikamy DALEJ.
KROK 3 z 3
W następnym kroku definiujemy ustawienia importowanej bazy: nadajemy status, wybieramy grupę do której mają zostać zaimportowane e-maile z kodami lub tworzymy nową grupę nadając jej nazwę/skrót/opis. Klikamy DALEJ.
Po wykonaniu wszystkich czynności, otrzymamy informację nt. zaimportowanej bazy.
Aby sprawdzić, czy kody poprawnie się dopisały do adresu e-mail, wystarczy wyszukać odpowiedni adres, który znajdował się w zaimportowanym pliku, w ADRESY->SZUKAJ i sprawdzić czy do cechy kody_luty_2017 dopisał się odpowiedni kod.
Na poniższym obrazku widzimy, że kod dopisał się do wybranego adresu e-mail:
